Smart Printing: il futuro della Stampa Gestita
Il mercato MPS non si misura più solo in pagine stampate. Chi fornisce servizi di stampa gestita oggi deve saper gestire flussi documentali digitali, ambienti di lavoro ibridi e tecnologie di acquisizione intelligente dei documenti. Non è un’evoluzione futura: è già in corso nei bilanci dei dealer più avanzati.
Per anni il contratto costo-copia è stato il modello dominante: macchina installata, contatore letto a fine mese, fattura emessa. Funzionava perché i volumi di stampa erano alti e prevedibili. Con il lavoro ibrido, i volumi si sono ridotti e frammentati. La macchina multifunzione è rimasta in ufficio, ma il documento ha cominciato a viaggiare su percorsi diversi: cloud, firma digitale, flussi di approvazione automatizzati.
Il dealer che presidia solo la stampante in questa catena ha un ruolo sempre più marginale. Il dealer che presidia l’intero flusso documentale ha un ruolo sempre più centrale.
Dall’hardware al documento: cosa sta cambiando
L’espressione “New Way of Working” descrive un cambiamento concreto nell’uso degli spazi e degli strumenti di lavoro. Per il settore MPS si traduce in tre cose pratiche.
La prima: le multifunzione diventano punti di accesso al flusso documentale digitale, non solo periferiche di stampa. Una scansione su una MIF può innescare automaticamente un processo di classificazione, archiviazione e routing verso il sistema gestionale del cliente. Questo è il cuore dell’Intelligent Document Processing (IDP): tecnologia che combina riconoscimento ottico e intelligenza artificiale per estrarre dati da documenti non strutturati e inviarli ai sistemi appropriati senza intervento manuale.
La seconda: la gestione documentale digitale (DMS) diventa un servizio che il dealer MPS può offrire al cliente, allargando il perimetro del contratto oltre la stampa. Chi si posiziona come partner per la digitalizzazione dei flussi documentali ha margini più alti e contratti più difficili da rescindere rispetto a chi fornisce solo toner e manutenzione.
La terza: la sicurezza dei dati trattati dalle MIF diventa un elemento contrattuale. Le stampanti multifunzione gestiscono documenti sensibili. La cybersecurity applicata ai dispositivi di stampa non è più un optional: è un argomento che i responsabili IT dei clienti enterprise pongono esplicitamente nelle richieste di offerta.
Cosa dicono i dealer che si sono già adattati
Il Dott. Enrico Barboglio, segretario generale di ASSOIT, ha tracciato con Infominds le coordinate di questa transizione basandosi su dati raccolti con vendor e dealer di settore. I punti chiave: il superamento del concetto di “pagina stampata” a favore del “documento gestito”, la crescita della subscription economy nel printing, e il cambio degli asset tecnici su cui si costruisce la proposta commerciale.
Due dealer italiani hanno già percorso questa strada. Patrizia Balsamo (CEO di ATF) e Alessandro Salvadori (SGE) raccontano nel video qui sotto come hanno affrontato concretamente la transizione, cosa hanno dovuto cambiare nella struttura operativa e quali risultati hanno ottenuto.
Cosa serve operativamente per fare questo salto
Allargare il perimetro dal costo-copia alla gestione documentale richiede strumenti adeguati sul lato gestionale, non solo sul lato tecnologico dei dispositivi.
Un dealer che vuole offrire servizi DMS o IDP ai propri clienti ha bisogno di un ERP che sappia gestire contratti con strutture di fatturazione diverse da quella tradizionale costo-copia: canoni per servizi software, licenze utente, volumi di documenti processati. Ha bisogno di monitorare il parco installato non solo per le letture contatori ma per lo stato di salute dei dispositivi e la qualità del flusso di acquisizione dati. Ha bisogno di collegare i ticket di assistenza tecnica alla componente documentale del servizio.
Per i dealer MPS che usano Radix+, la struttura contrattuale flessibile permette già di gestire modelli misti, con componenti a canone fisso, a consumo e a servizio. La pagina di settore MPS descrive come il gestionale supporta questa evoluzione del modello di business.
Il passaggio da “fornitore di stampa” a “partner per la gestione documentale” non si fa dall’oggi al domani, ma si comincia dalle scelte operative e dagli strumenti. Parla con il team Infominds per capire come strutturare questo percorso.
