Monitoraggio del parco stampanti: come collegarlo al gestionale

Gestire migliaia di multifunzione distribuite sul territorio senza un collegamento diretto al gestionale significa fatturare con dati in ritardo, spedire toner per intuizione e aprire ticket a guasto avvenuto. L’integrazione tra MPS Monitor e Radix+ risolve esattamente questo: i dati del parco arrivano direttamente nell’ERP, senza doppio login e senza riconciliazioni manuali.

Un dealer MPS con qualche centinaio di clienti finali gestisce un parco di migliaia di dispositivi. Ognuno ha il suo contratto costo-copia, il suo livello di toner, i suoi contatori da leggere a fine mese. Se questi dati vivono in un sistema separato dal gestionale, qualcuno deve ogni volta esportare, importare, verificare. Quel qualcuno perde tempo che potrebbe dedicare ad altro, e nel frattempo i dati usati per fatturare, pianificare interventi e riordinare consumabili hanno sempre qualche ora o qualche giorno di ritardo.

Il problema non è tecnico. È architetturale: due sistemi progettati per fare cose diverse, che non parlano tra loro per default.

Secondo Luca Tanganelli, Responsabile Commerciale per l’Italia di MPS Monitor, la maggior parte dei rivenditori di soluzioni printing si trova a fronteggiare quattro problemi ricorrenti: dati sparsi tra sistemi che non comunicano, interventi aperti solo dopo che il guasto si è già verificato, costi nascosti legati a inefficienze nel monitoraggio, e opportunità commerciali perse per mancanza di visibilità sui volumi reali di stampa. Il webinar qui sotto entra nel dettaglio di ciascuno.

Cosa porta l’integrazione tra MPS Monitor e Radix+

MPS Monitor è una software house italiana nata nel 2010 a Milano, interamente dedicata al monitoraggio dei dispositivi di stampa. Non vende hardware né consumabili: sviluppa solo software per questo. Oggi gestisce circa 1,9 milioni di dispositivi distribuiti presso oltre 320.000 clienti finali, usato da più di 3.300 dealer. Monitora circa 25 miliardi di pagine all’anno e gestisce circa 12 milioni di consegne di consumabili. Nel 2024 ha ricevuto il premio MPSA Leadership Award nella categoria Best MPS Software Provider.

L’integrazione con Radix+ permette a chi usa l’ERP di accedere ai dati di MPS Monitor direttamente dall’interno del gestionale, senza cambiare applicazione. Contatori, livelli toner, stato dei dispositivi: sincronizzati in tempo reale, disponibili nelle stesse schermate in cui si gestiscono contratti e fatturazione.

In concreto questo significa:

• lettura automatica dei contatori a fine periodo, senza raccolta manuale
• alert sui livelli di consumabili configurabili per soglia e per cliente
• rilevamento automatico dei dispositivi in rete, incluse macchine collegate via USB tramite local agent
• supporto multibrand, con funzionalità avanzate per alcuni produttori (es. HP con tecnologia SDS)
• visibilità anche sui dispositivi non contrattualizzati dal dealer, utile per valutare opportunità commerciali

Dal monitoraggio all’intervento: come funziona il flusso operativo

Il valore dell’integrazione si misura non sul dato in sé, ma su quello che succede dopo che il dato arriva nel gestionale.

Quando MPS Monitor rileva che un dispositivo non invia dati da un certo numero di ore, Radix+ può generare una notifica verso il cliente o aprire direttamente un ticket di assistenza. Quando l’algoritmo di analisi predittiva stima che un consumabile sta per esaurirsi, il gestionale può pianificare la consegna just-in-time, senza aspettare la chiamata dell’utente finale.

Questo sposta il lavoro dell’operatore da reattivo a pianificato. Gli interventi vengono programmati prima che il fermo si verifichi. I toner vengono consegnati prima che la macchina si blocchi. I ticket vengono aperti senza che il cliente debba chiamare.

Un ulteriore elemento è il Remote Web Access: per i dispositivi compatibili, è possibile accedere al pannello della macchina direttamente dalla console Radix+, senza recarsi fisicamente dal cliente. Utile per diagnostica e configurazione da remoto.

Il tema della sicurezza nel monitoraggio da remoto

Connettere migliaia di dispositivi a un sistema cloud solleva giustificatamente domande sulla sicurezza dei dati. MPS Monitor è certificata ISO 27001. I server sono di proprietà della società e ospitati in Italia. La piattaforma viene sottoposta a test di penetrazione trimestrali condotti da ethical hacker esterni.

Per i dealer che gestiscono dati di clienti in ambito healthcare, legale o finanziario, questi elementi non sono di dettaglio.

Come Radix+ integra il monitoraggio nella gestione contrattuale

Il collegamento con MPS Monitor non è un modulo separato che si apre in un’altra finestra. I dati fluiscono nelle stesse aree di Radix+ in cui si lavora ogni giorno: la scheda del dispositivo installato, il contratto costo-copia, la fatturazione a contatori.

Questo significa che chi lavora in ufficio sulla fatturazione mensile trova i contatori già letti e riconciliati. Chi pianifica gli interventi tecnici vede lo stato di salute del parco senza chiedere report al collega. Chi gestisce i rinnovi contrattuali può verificare i volumi effettivi di stampa senza estrarre dati da un sistema esterno.

Per approfondire come Radix+ gestisce la parte contrattuale e la fatturazione ricorrente nel Managed Print Service, la pagina di settore MPS descrive l’architettura completa.

Vuoi vedere come funziona concretamente la connessione tra il tuo parco installato e il gestionale? Contatta il team Infominds per una sessione di valutazione sul tuo contesto specifico.

Domande frequenti sull’integrazione MPS Monitor e Radix+

Cosa si intende con “MIF”?
MIF è l’acronimo di Multi-Function (Imaging) device: le macchine multifunzione che combinano stampa, copia, scansione e fax in un unico dispositivo.

È possibile monitorare stampanti collegate via USB?
Sì. Infominds ha sviluppato local agent specifici da installare sul PC collegato al dispositivo, che leggono i dati esposti dalla porta USB e li trasmettono al sistema di monitoraggio.

La soluzione funziona con qualsiasi marca di stampante?
MPS Monitor supporta tutti i principali produttori. Le funzionalità base sono disponibili per tutti i device; alcune marche come HP con tecnologia SDS accedono a funzionalità diagnostiche aggiuntive.

È possibile monitorare anche macchine non di competenza del dealer?
Sì. Il sistema permette di rilevare e visualizzare dispositivi presenti in rete ma non contrattualizzati, senza generare alert o fatturazioni. Utile per valutare opportunità di ampliamento del parco gestito.