Come automatizzare la gestione degli ordini che arrivano dall’eCommerce: guida completa

Quando gli ordini di un eCommerce aumentano, inserire manualmente i dati nel gestionale, verificare le disponibilità, preparare i documenti e trasferire le informazioni ai corrieri diventa rapidamente inefficiente.

Per automatizzare la gestione degli ordini che arrivano dall’eCommerce è necessario collegare lo shop online al gestionale e agli altri sistemi coinvolti nel processo. In questo modo l’ordine può passare automaticamente dalla vendita online al magazzino, alla preparazione dei documenti, alla spedizione e al tracking, senza continui reinserimenti manuali.

Con Infominds questo processo può essere realizzato sia attraverso un eCommerce integrato direttamente al gestionale, sia sviluppando API e connettori personalizzati tra eCommerce e sistemi aziendali già esistenti.

Cosa significa automatizzare la gestione degli ordini eCommerce?

Automatizzare gli ordini eCommerce significa fare in modo che le informazioni inserite dal cliente durante l’acquisto possano essere utilizzate direttamente dai sistemi aziendali, evitando di copiare manualmente gli stessi dati da un software all’altro.

Un processo integrato può comprendere:

• acquisizione automatica dell’ordine nel gestionale;
• riconoscimento del cliente e delle relative condizioni commerciali;
• sincronizzazione di articoli, prezzi e disponibilità;
• preparazione digitale della merce in magazzino;
• generazione di DDT e fatture;
• trasmissione automatica dei dati al sistema di spedizione;
• creazione delle etichette dei corrieri;
• registrazione del tracking;
• aggiornamento dello stato dell’ordine.

Il principio è semplice: il dato viene inserito una volta e utilizzato lungo tutto il processo.

Come funziona il flusso automatico di un ordine eCommerce?

In un processo completamente integrato, il percorso dell’ordine può essere rappresentato così:

eCommerce → gestionale ERP → magazzino → documenti → spedizione → tracking

Ogni fase riceve automaticamente le informazioni generate nella fase precedente, riducendo le attività manuali e il rischio di errori.

1. L’ordine entra automaticamente nel gestionale

Il primo passaggio consiste nell’eliminare il reinserimento manuale degli ordini.

Quando il cliente conclude un acquisto online, l’ordine può essere trasmesso direttamente al gestionale insieme alle informazioni necessarie per elaborarlo, ad esempio:

• cliente;
• articoli ordinati;
• quantità;
• prezzi;
• sconti e condizioni commerciali;
• indirizzi di fatturazione e consegna;
• modalità di pagamento;
• informazioni necessarie alla spedizione.

Nell’eCommerce integrato di Infominds, ad esempio, i nuovi ordini vengono trasmessi automaticamente al gestionale per l’elaborazione.

Questo evita che un collaboratore debba ricevere l’ordine dall’eCommerce e inserirlo una seconda volta nell’ERP, riducendo tempi di gestione, duplicazioni ed errori di trascrizione.

2. Articoli, clienti, prezzi e disponibilità restano allineati

L’integrazione tra eCommerce e gestionale non riguarda soltanto l’importazione degli ordini.

A seconda dell’architettura utilizzata, possono essere sincronizzati anche:

• anagrafiche clienti;
• anagrafiche articoli;
• descrizioni e schede tecniche;
• immagini;
• listini;
• prezzi personalizzati;
• sconti;
• disponibilità di magazzino.

Nel caso dell’eCommerce Infominds integrato con Ergo o Radix+, gli ordini vengono trasmessi al gestionale in tempo reale, mentre altri dati vengono aggiornati attraverso il meccanismo di sincronizzazione Shop Sync.

Questo è particolarmente importante negli eCommerce B2B, dove ogni cliente può avere prezzi, sconti, condizioni di pagamento e condizioni commerciali differenti.

3. Dall’ordine online al magazzino

Dopo essere entrato nel gestionale, l’ordine deve essere preparato fisicamente.

Anche questa fase può essere digitalizzata, evitando stampe, liste cartacee e trascrizioni manuali.

Con Radix Mobile Warehouse, ad esempio, gli operatori possono gestire direttamente da smartphone, tablet o terminale le attività di commissionamento e picking.

Il magazziniere può:

• visualizzare gli ordini da preparare;
• seguire un flusso guidato di prelievo;
• identificare gli articoli tramite barcode;
• registrare il prelievo della merce;
• gestire packing list e movimentazioni;
• chiudere la preparazione dell’ordine direttamente dal dispositivo.

In questo modo il flusso iniziato sull’eCommerce continua direttamente nel magazzino digitale, senza creare un processo separato.

4. Automatizzare DDT, fatture e documenti

Una volta preparato l’ordine, il gestionale dispone già delle informazioni necessarie per proseguire con la documentazione.

Ordine cliente, movimentazione di magazzino, DDT e fattura possono quindi rimanere collegati nello stesso flusso informativo.

L’obiettivo non è semplicemente velocizzare la creazione dei documenti, ma evitare che le stesse informazioni debbano essere nuovamente inserite o ricontrollate in sistemi diversi.

5. Automatizzare la gestione dei corrieri e delle spedizioni

Una volta preparata la merce, anche lo scambio di dati con i corrieri può essere automatizzato.

Questa fase diventa particolarmente importante per gli eCommerce e per le aziende commerciali che gestiscono quotidianamente un numero elevato di consegne.

Un software integrato con i sistemi di spedizione può evitare di inserire manualmente per ogni ordine:

• nome e indirizzo del destinatario;
• dati del pacco;
• servizio di consegna;
• riferimenti dell’ordine;
• informazioni necessarie al corriere.

Il risultato è una gestione più rapida delle spedizioni e una riduzione degli errori legati alla duplicazione dei dati.

L’integrazione tra Radix e Sendcloud

Sendcloud è una piattaforma che permette di centralizzare la gestione delle spedizioni attraverso diversi corrieri.

Grazie all’integrazione tra Radix+ e Sendcloud, aziende commerciali ed eCommerce possono digitalizzare lo scambio di dati con diversi corrieri espresso, semplificando attività come:

• trasmissione dei dati della spedizione;
• generazione e stampa delle etichette;
• gestione dei ritiri;
• registrazione del numero di tracking;
• controllo dello stato delle spedizioni.

Sendcloud rappresenta quindi una delle fasi del processo complessivo di automazione dell’ordine: i dati non vengono inseriti nuovamente nella piattaforma di spedizione, ma possono arrivare dal flusso già gestito dal gestionale.

6. Tracking e aggiornamento dello stato dell’ordine

Il processo non termina quando il pacco lascia il magazzino.

Il codice di tracking generato durante la spedizione può essere registrato nel gestionale e utilizzato per aggiornare gli altri sistemi collegati.

In questo modo azienda e cliente possono disporre delle informazioni relative alla consegna senza dover recuperare manualmente il numero della spedizione dal portale del singolo corriere.

Quali problemi elimina l’integrazione tra eCommerce e gestionale?

Quando eCommerce, ERP, magazzino e spedizioni lavorano come sistemi separati, una parte importante del lavoro consiste nel trasferire informazioni da uno strumento all’altro.

I problemi più comuni sono:

• inserimento doppio degli ordini: l’ordine arriva online e viene ricreato manualmente nel gestionale;
• errori negli indirizzi: i dati vengono copiati manualmente nei sistemi dei corrieri;
• disponibilità non aggiornate: eCommerce e magazzino utilizzano informazioni differenti;
• prezzi non allineati: soprattutto nel B2B, listini e condizioni possono essere complessi;
• documenti scollegati: ordine, DDT, fattura e spedizione vengono gestiti separatamente;
• tracking manuale: il personale deve recuperare e comunicare le informazioni di consegna;
• difficoltà a gestire volumi crescenti: all’aumentare degli ordini aumenta proporzionalmente il lavoro amministrativo.

L’automazione permette invece di far crescere il volume degli ordini senza aumentare nello stesso modo le attività di data entry.

Serve cambiare gestionale per automatizzare gli ordini eCommerce?

No, non necessariamente.

L’integrazione può essere costruita in modi diversi in base ai sistemi già presenti in azienda.

eCommerce integrato nativamente con il gestionale

Per chi utilizza Ergo o Radix+, Infominds dispone di un eCommerce B2B, B2C e B2A integrato al gestionale.

In questo scenario shop e gestionale sono progettati per scambiarsi direttamente ordini e informazioni commerciali.

Portale ordini B2B collegato direttamente a Radix

Quando non serve un vero e proprio negozio online, ma si vuole permettere ai clienti abituali di inserire autonomamente gli ordini, è possibile utilizzare il Portale Clienti Sales.

Il cliente accede al portale, consulta il proprio catalogo e le proprie condizioni commerciali e invia l’ordine direttamente al gestionale.

Collegare un eCommerce esterno al gestionale esistente

Un’altra possibilità è mantenere sia l’eCommerce sia l’ERP già utilizzati dall’azienda e creare il collegamento necessario tra i due sistemi.

Infominds sviluppa integrazioni tra sistemi differenti tramite API e connettori personalizzati, anche quando il gestionale o l’eCommerce non sono prodotti Infominds.

È quindi possibile realizzare architetture come:

• eCommerce di terze parti ↔ gestionale ERP;
• eCommerce ↔ ERP ↔ WMS;
• eCommerce ↔ gestionale ↔ CRM;
• eCommerce ↔ gestionale ↔ sistemi logistici e di spedizione.

La soluzione tecnica dipende dalle API disponibili, dai dati che devono essere scambiati e dalle regole operative dell’azienda.

Un esempio di processo completamente automatizzato

Consideriamo un ordine effettuato da un cliente attraverso un eCommerce collegato al gestionale.

1. Il cliente inserisce l’ordine online.
2. L’ordine viene trasferito automaticamente al gestionale.
3. Il sistema associa cliente, articoli, prezzi e condizioni commerciali.
4. L’ordine viene reso disponibile al magazzino.
5. Gli operatori effettuano picking e preparazione della merce.
6. Il gestionale genera i documenti necessari.
7. I dati della spedizione vengono trasmessi al sistema dei corrieri.
8. Viene generata l’etichetta.
9. Il tracking viene registrato.
10. Lo stato dell’ordine viene aggiornato.

Invece di una serie di attività indipendenti, l’azienda dispone quindi di un unico flusso digitale che accompagna l’ordine dalla vendita online alla consegna.

eCommerce B2B: perché l’integrazione con il gestionale è ancora più importante

Nel commercio B2B la gestione dell’ordine può essere più complessa rispetto a un normale shop B2C.

Clienti differenti possono avere:

• listini personalizzati;
• sconti specifici;
• condizioni di pagamento differenti;
• indirizzi di consegna multipli;
• articoli riservati;
• unità di vendita e confezionamenti specifici;
• condizioni commerciali concordate individualmente.

Per questo motivo un eCommerce B2B non dovrebbe diventare un archivio parallelo di prezzi, clienti e condizioni.

Quando possibile, queste informazioni dovrebbero provenire dal sistema che già le gestisce in azienda.

È il principio su cui si basa anche l’eCommerce B2B integrato di Infominds, dove il canale online viene collegato ai dati commerciali presenti nel gestionale.

Quando conviene automatizzare la gestione degli ordini?

L’automazione diventa particolarmente interessante quando:

• gli ordini online devono essere inseriti manualmente nel gestionale;
• gli stessi dati vengono copiati più volte;
• l’azienda utilizza diversi corrieri;
• magazzino ed eCommerce non condividono le stesse disponibilità;
• la preparazione degli ordini avviene ancora attraverso stampe o fogli;
• il personale dedica molto tempo alla creazione di DDT, etichette e spedizioni;
• il numero di ordini sta crescendo;
• sono presenti processi B2B con listini e condizioni personalizzate.

Più sistemi e passaggi manuali intervengono tra l’ordine e la spedizione, maggiore è normalmente il potenziale di automazione.

Come Infominds collega eCommerce, gestionale, magazzino e logistica

Infominds può intervenire su diversi livelli del processo.

Con Radix+ è possibile gestire vendite, acquisti, magazzino, amministrazione e altri processi aziendali all’interno dello stesso ERP.

Con l’eCommerce integrato gli ordini online vengono collegati direttamente al gestionale.

Con Radix Mobile Warehouse il flusso prosegue nel magazzino attraverso strumenti digitali per commissionamento, picking e movimentazione.

Le integrazioni con piattaforme come Sendcloud permettono di automatizzare anche lo scambio dei dati con i corrieri.

E quando l’azienda utilizza software di terze parti, Infominds può realizzare API e connettori personalizzati per collegare eCommerce, ERP, CRM, WMS e altri sistemi esistenti.

Il punto di partenza è sempre il processo reale dell’azienda: capire dove nasce l’ordine, quali informazioni vengono trasferite manualmente e quali passaggi possono essere automatizzati.

Domande frequenti sull’automazione degli ordini eCommerce

Come si collegano eCommerce e gestionale?

Il collegamento può avvenire attraverso integrazioni native, API, web service, middleware o connettori sviluppati appositamente. La soluzione dipende dal gestionale, dalla piattaforma eCommerce e dai dati che devono essere sincronizzati.

È possibile importare automaticamente gli ordini eCommerce nel gestionale?

Sì. Se i due sistemi dispongono delle necessarie possibilità di integrazione, un nuovo ordine può essere trasferito automaticamente dall’eCommerce al gestionale senza reinserimento manuale.

Quali dati possono essere sincronizzati tra eCommerce e ERP?

Oltre agli ordini possono essere sincronizzati, a seconda dei sistemi utilizzati, articoli, clienti, prezzi, listini, disponibilità, immagini, schede prodotto, indirizzi, documenti e informazioni relative alle spedizioni.

È necessario utilizzare Radix+ per integrare eCommerce e gestionale?

No. Infominds dispone di soluzioni integrate con Radix+, ma sviluppa anche connettori e integrazioni personalizzate tra software di terze parti. La fattibilità dipende dalle caratteristiche tecniche dei sistemi da collegare.

Come si automatizzano le spedizioni degli ordini eCommerce?

Il gestionale può trasferire al sistema di spedizione i dati già presenti nell’ordine, evitando un secondo inserimento. Attraverso piattaforme come Sendcloud è possibile centralizzare diversi corrieri, generare etichette e registrare i tracking.

Come si automatizza il picking degli ordini online?

Dopo l’acquisizione dell’ordine nel gestionale, la lista di prelievo può essere resa disponibile direttamente agli operatori di magazzino. Con Radix Mobile Warehouse, ad esempio, picking e commissionamento possono essere gestiti da dispositivi mobili con supporto alla scansione barcode.

Un’integrazione eCommerce può funzionare anche nel B2B?

Sì. Nel B2B l’integrazione è particolarmente utile perché consente di collegare allo shop prezzi, listini, sconti e condizioni commerciali associate ai singoli clienti, evitando di gestire queste informazioni separatamente.

Vuoi automatizzare il flusso dei tuoi ordini eCommerce?

Se oggi un ordine passa dall’eCommerce al gestionale, al magazzino e al corriere attraverso attività manuali, probabilmente esistono diversi passaggi che possono essere automatizzati.

Infominds può analizzare il processo esistente e valutare come collegare eCommerce, gestionale, magazzino, documenti e spedizioni, utilizzando Radix+ oppure integrando i software già presenti in azienda.

Contattaci per analizzare il tuo processo di gestione degli ordini eCommerce.