Perché un software di gestione stampanti deve controllare tutto il processo?

Un mercato in rapida evoluzione come quello dell’Office Automation prevede che le aziende adattino le loro business unit e i loro processi al cambiamento per crescere. Ma la base della crescita è l’integrazione del processo.

Integrare il processo è la chiave di successo per l’Office Automation e la Stampa Gestita

Il monitoraggio e la gestione da remoto delle stampanti multifunzione professionali è oggi una realtà ben consolidata. Le aziende del mondo dell’Office Automation e della Stampa Gestita sfruttano questa opportunità per fornire un servizio sempre più efficiente e puntuale ai propri clienti:

• Gestione e reintegro dei consumabili just in time
• Assistenze on demand
• Contratti di noleggio
• E molto altro ancora

L’evoluzione del settore: nuove business unit

Negli ultimi anni, però, le aziende dell’Office Automation e della Stampa Gestita hanno dovuto inserire nuove business unit per rimanere competitive:

• ICT
• Cloud
• Software
• Communication
• Digital signage
• Registratori di cassa

Queste business units comportano processi e necessità differenti rispetto alla gestione della multifunzione. Mentre tanti aspetti sono simili sotto il profilo della gestione, le variazioni sono altrettanto marcate. Questa proliferazione di business units e di processi porta ad avere tantissimi dati da gestire ed incrociare tra loro.

L’esigenza del controllo

Da questo nasce l’esigenza di avere un controllo sempre maggiore dei processi aziendali. Questo diventa possibile solo se i processi stessi vengono automatizzati il più possibile ma soprattutto integrati tra loro.

L’integrazione non può e non dev’essere demandata interamente alle persone in quanto la percentuale di errore e di svista sale a dismisura.

La soluzione: un ERP al centro dei processi

La soluzione è quella di mettere al centro e al comando dei nostri processi un ERP (Enterprise Resource Planning) che, in poche parole, è un software che le aziende utilizzano per gestire le attività commerciali quotidiane:

• Contabilità
• Procurement
• Service
• Project management
• Gestione del rischio e compliance
• Operations per la supply chain

Che cos’è un sistema ERP completo?

Una suite ERP completa include anche l’EPM (Enterprise Performance Management), un software che aiuta a pianificare, quantificare, prevedere e comunicare i risultati finanziari di un’organizzazione.

I sistemi ERP uniscono e definiscono un insieme di processi di business e ne garantiscono lo scambio di dati. Grazie alla raccolta di dati transazionali condivisi provenienti da diverse fonti dell’organizzazione, i sistemi ERP eliminano la duplicazione dei dati e ne garantiscono l’integrità tramite un’unica fonte affidabile.

Perché il processo nell’Office Automation deve essere controllato da un solo software

Voglio provare a sintetizzare la risposta in una frase:

“Possiamo dotare l’azienda di tutti gli strumenti tecnologici e di ultima generazione che vogliamo, ma se non si parlano tra di loro non risolverò mai i miei problemi”

Semplifica un po’ il discorso, ma rende il concetto. Un’azienda è fatta di processi e business units diverse, ma che conseguono tutte lo stesso obiettivo. Come una squadra, questi processi devono lavorare assieme per raggiungere il risultato.

Un esempio pratico: la gestione dei contratti

Tornando a parlare del mondo dell’Office Automation e della Stampa Gestita, facciamo un esempio pratico di interconnessione attraverso la gestione dei contratti.

Gran parte della vostra gestione gira intorno al contratto: noleggio, vendita diretta, noleggio con assistenza, pool. Il contratto però non è fine a sé stesso o alla mera fatturazione. Al suo interno governa e scatena tantissime altre situazioni del quotidiano:

1. Conteggio delle copie comprese

È necessario dialogare con il sistema di MIF per il conteggio delle copie. Altrimenti dipendiamo dai conteggi a mano dei clienti.

2. Interventi tecnici di sostituzione o manutenzione

È necessario dialogare con le app del service, il back office e l’amministrazione.

3. I consumabili

È necessario dialogare con il magazzino e le vendite.

4. I guasti e le garanzie

È necessario dialogare con Service, magazzino, Acquisti e qualità.

5. La gestione dello stesso

Rinnovi, modifiche o estinzione: è necessario dialogare con amministrazione, vendite e direzione.

Questo è l’esempio più semplice ed immediato se pensiamo ad un solo processo quotidiano che si ripercuote però in maniera diversa in tantissimi altri processi ed aree aziendali.

Se tutte le aree coinvolte lavorano sullo stesso strumento, il dato è facilmente rintracciabile e gestibile. Se i dati provengono da fonti diverse, diventa molto difficile garantire la solidità e la trasparenza dello stesso.

I vantaggi dell’integrazione dei processi

Tutto questo scambio di informazioni, se gestito correttamente con un ERP, permette alle aziende di allineare i diversi dipartimenti e i flussi di lavoro, con un risparmio significativo in termini di profitti.

Vantaggi aziendali principali:

• Insight aziendali ottimizzati a partire da informazioni in tempo reale generate dai report
• Minori costi operativi attraverso processi di business semplificati e best practice
• Maggiore collaborazione tra gli utenti che condividono i dati in contracts, richieste e ordini di acquisto
• Migliore efficienza attraverso una user experience comune a molte funzioni aziendali e processi aziendali ben definiti
• Un’infrastruttura consistente dal back office al front office, in cui tutte le attività di business hanno lo stesso “look and feel”
• Maggiori tassi di adozione da parte degli utenti con user experience e design comuni
• Rischio ridotto attraverso una maggiore integrità dei dati e controlli finanziari
• Minori costi di gestione e operativi attraverso sistemi uniformi e integrati

Provate ora a pensare ad un processo operativo che avete in azienda e che magari non sia così consolidato come la gestione dei contratti (es. gestione delle assistenze; redazione del bilancio; analisi sulla marginalità di un contratto; ecc) e provate a pensare a quante diramazioni e interconnessioni ha in azienda.

L’integrazione dei processi è (e resterà) la base per la crescita.

Hai bisogno di un sistema integrato per la gestione delle tue stampanti e processi aziendali? Contattaci per una consulenza personalizzata.