La gestione dei documenti obbligatori in cantiere

La gestione dei documenti di cantiere è fondamentale per avere e dimostrare un’organizzazione d’impresa attenta e capace nella realizzazione dei progetti edilizi.

I documenti in cantiere e la trasformazione digitale

Il processo di creazione, conservazione e condivisione dei documenti in cantiere tramite l’utilizzo di sistemi digitali è fondamentale per migliorare l’efficienza e per ridurre in modo considerevole gli errori. Il forte impulso della trasformazione digitale offre delle opportunità nuove, per il controllo delle operazioni relative alla gestione dei processi in cantiere e per la gestione documentale della sicurezza.

La principale normativa vigente in materia di sicurezza dei lavoratori è il T.U. 81/08 che ha introdotto delle figure professionali atte alla gestione della sicurezza ed individuato i responsabili nella redazione ed aggiornamento, in tempo reale, delle informazioni sulla sicurezza. Queste figure professionali devono valutare, pianificare e prevenire i rischi e, soprattutto, verificare e controllare le disposizioni previste nei documenti della sicurezza.

La conseguenza di tutto questo è che gli attori non sono spettatori della sicurezza ma devono interagire in tempo reale per aggiornare le varie informazioni relative alla sicurezza: è corretto ricordare che nel cantiere la sicurezza non è solo individuale ma anche una questione collettiva.

Il senso della collettività è fortemente presente in cantiere, da soli non si realizza nulla, insieme si costruisce.
Possiamo dividere in tre categorie la gestione dei documenti:

• documentazione indispensabile da conservare in cantiere,

• documentazione che è opportuno conservare in cantiere,

• documentazione che si può conservare in altra sede ma che, a richiesta, deve essere esibita.

Ovviamente i documenti obbligatori cambiano a seconda dell’intervento edilizio da realizzare; tra la realizzazione di una semplice recinzione e la costruzione di un condominio i documenti devono essere valutati caso per caso. I documenti, non solo relativi alle fasi operative, ma anche informazioni sull’impresa, sulle macchine utilizzate, operai, impiegati ed altro.

Un aiuto concreto

Il nuovo modulo di ERGO “Scadenzario ed Adempimenti” è nato per aiutare le imprese nella gestione dei molteplici adempimenti di cantiere, proprio come un vero e proprio promemoria per “ricordare” le scadenze delle attività documentali.

Ricordiamo, solo per fare qualche esempio, che la formazione degli operatori di cantiere, la gestione dei mezzi e gli obblighi di controllo e manutenzione degli stessi o le specifiche di lavorazioni necessitano di una documentazione appropriata da esibire in caso di verifica degli organi ispettivi. Digitalizzare le informazioni permette di condividerle in modo semplice e immediato i documenti.

Il modulo “Scadenzario ed Adempimenti” ci aiuta nel gestire le dinamiche del processo costruttivo, ma soprattutto ci aiuta a gestire gli aspetti documentali specifici del cantiere tramite l’archiviazione e la possibilità di consultazione.