Come semplificare l’approvazione delle fatture fornitori
In molte aziende, la gestione delle fatture passive è ancora un processo manuale e difficile da controllare. Le fatture devono essere stampate, inviate via email ai vari responsabili e sollecitate più volte. Spesso si perdono tra i messaggi o rimangono in attesa di approvazione, causando ritardi e mancanza di visibilità.
Durante il webinar, Alexander Risaliti e Werner Taschler hanno presentato una nuova funzionalità di rilascio digitale integrato in Radix, pensata per semplificare e velocizzare l’intero processo.
Il problema: approvazioni lente e poco tracciabili
Ogni giorno, il reparto amministrativo riceve fatture di ogni tipo: ordini merci, consulenze, canoni d’affitto, spese straordinarie.
Il processo tradizionale richiede di capire:
- Chi ha ordinato?
- Chi deve approvare?
- La fattura è corretta?
- Quando si può procedere con il pagamento?
Tutto questo avviene via email, con promemoria manuali e file Excel poco aggiornati. Il reparto amministrativo deve organizzare il processo di pagamento singolarmente per ogni mail ricevuta, oppure creare un elenco separato dove raccogliere tutte le informazioni. Inoltre, deve costantemente tenere sott’occhio chi non ha ancora risposto, sollecitare i ritardatari e tracciare manualmente ogni passaggio.
Il rischio di errori, rallentamenti o perdite di documenti è alto.
La soluzione: workflow digitale con Radix
Con la nuova funzione di rilascio digitale, Radix consente di gestire ogni fase del processo in modo centralizzato, automatizzato e tracciabile.
Utilizzo da desktop
- Accesso alla piattaforma Radix
- Vista filtrabile e personalizzabile delle fatture in attesa
- Link diretti a ordini, contratti e progetti collegati
- Esplora documenti per navigare tra tutti i file correlati
Utilizzo da mobile
- App dedicata con notifiche push
- Approvazione con swipe
- Dettagli e documenti sempre disponibili
Modalità di rilascio e regole di approvazione
Tipologie di rilascio
- Singolo: una persona approva
- Multiplo alternativo: è sufficiente un’approvazione
- Parallelo: serve il consenso di tutti
- Sequenziale: approvazioni a catena
- Combinato: flussi complessi gestiti in modo flessibile
Azioni disponibili
- Approvazione totale o parziale
- Rifiuto con commento
- Delega a un altro utente
- Note per controlli futuri
Assegnazione automatica basata su regole
È possibile impostare regole per assegnare le fatture in base a:
- Fornitore
- Centro di costo
- Progetto
- Importo
- Gruppo merceologico
- Conto contabile
Esempio pratico di workflow basato sull’importo:
- 0–100 € → approvazione automatica (nessun intervento umano necessario)
- 100–1.000 € → approvazione del responsabile progetto o collaboratore addetto
- 1.000–5.000 € → rilascio sequenziale: prima il responsabile progetto, poi il responsabile di reparto
- Oltre 5.000 € → approvazione a tre livelli: responsabile progetto → responsabile reparto → direzione
Questa flessibilità permette di bilanciare controllo e velocità operativa, evitando colli di bottiglia per importi minori e garantendo supervisione adeguata per spese significative.
Notifiche, tracciamento e controllo visivo
Il sistema invia notifiche automatiche attraverso:
- Email automatiche con link diretto alla fattura
- Messaggi in-app per utenti Radix
- Promemoria automatici configurabili (es. avviso dopo una settimana senza risposta)
Sistema di visualizzazione colorato
In tutte le liste di Radix (partite aperte, gestione acquisti, registrazioni contabili), una colonna di stato colorata mostra immediatamente la situazione:
- Bianco: nessun workflow attivo
- Verde: fattura già rilasciata e approvata
- Grigio: fattura in attesa di approvazione
Passando il mouse sulla colonna, un tooltip mostra chi deve ancora approvare e le eventuali note inserite (es. “controllare con fornitore per consegna parziale”). Il reparto amministrativo ha così una visione immediata di tutto il flusso senza dover aprire ogni singola fattura.
Storico e audit trail
Tutte le attività vengono registrate in uno storico consultabile e tracciato (audit trail). È possibile risalire a ogni azione eseguita su ogni fattura: chi ha approvato, quando, con quali note o eventuali deleghe.
Integrazione con il processo di pagamento
Il modulo si integra direttamente con il sistema di pagamento verso l’home banking:
- Filtro automatico: esclude automaticamente fatture non approvate dall’esportazione
- Importi parziali: se una fattura è stata approvata parzialmente, il sistema propone automaticamente solo l’importo autorizzato
- Gestione eccezioni: diritti utente personalizzati permettono ai responsabili amministrativi di gestire casi eccezionali (pagamenti urgenti su fatture non ancora completamente approvate)
Questo garantisce che vengano pagati solo gli importi effettivamente autorizzati, ottimizzando i flussi di cassa e mantenendo il controllo finanziario.
Perché digitalizzare il ciclo passivo
- Efficienza: niente più email da inseguire o solleciti manuali
- Controllo: tutto è visibile e tracciato in tempo reale
- Flessibilità: approvazioni anche da mobile, ovunque ci si trovi
- Sicurezza: accessi e autorizzazioni personalizzati con audit trail completo
- Ottimizzazione: flussi di cassa sotto controllo con pagamenti solo su fatture autorizzate
Vuoi vedere come funziona Radix nella tua azienda? Contattaci per una demo personalizzata e scopri come semplificare la gestione delle fatture passive.
