Come semplificare l’approvazione delle fatture fornitori
In molte aziende, la gestione delle fatture passive è ancora un processo manuale e difficile da controllare. Le fatture devono essere stampate, inviate via email ai vari responsabili e sollecitate più volte. Spesso si perdono tra i messaggi o rimangono in attesa di approvazione, causando ritardi e mancanza di visibilità.
Durante il webinar, Alexander Risaliti e Werner Taschler hanno presentato una nuova funzionalità di rilascio digitale integrato in Radix, pensata per semplificare e velocizzare l’intero processo.
Il problema: approvazioni lente e poco tracciabili
Ogni giorno, il reparto amministrativo riceve fatture di ogni tipo: ordini merci, consulenze, canoni d’affitto, spese straordinarie.
Il processo tradizionale richiede di capire:
- Chi ha ordinato?
- Chi deve approvare?
- La fattura è corretta?
- Quando si può procedere con il pagamento?
Tutto questo avviene via email, con promemoria manuali e file Excel poco aggiornati. Il rischio di errori, rallentamenti o perdite di documenti è alto.
La soluzione: workflow digitale con Radix
Con la nuova funzione di rilascio digitale, Radix consente di gestire ogni fase del processo in modo centralizzato, automatizzato e tracciabile.
Utilizzo da desktop
- Accesso alla piattaforma Radix
- Vista filtrabile e personalizzabile delle fatture in attesa
- Link diretti a ordini, contratti e progetti collegati
Utilizzo da mobile
- App dedicata con notifiche push
- Approvazione con swipe
- Dettagli e documenti sempre disponibili
Modalità di rilascio e regole di approvazione
Tipologie di rilascio
- Singolo: una persona approva
- Multiplo alternativo: è sufficiente un’approvazione
- Parallelo: serve il consenso di tutti
- Sequenziale: approvazioni a catena
- Combinato: flussi complessi gestiti in modo flessibile
Azioni disponibili
- Approvazione totale o parziale
- Rifiuto con commento
- Delega a un altro utente
- Note per controlli futuri
Assegnazione automatica
È possibile impostare regole per assegnare le fatture in base a:
- Fornitore
- Centro di costo
- Progetto
- Importo
- Gruppo merceologico
Un esempio?
- 0–100 € → approvazione automatica
- 100–1.000 € → responsabile progetto
- 1.000–5.000 € → responsabile progetto + reparto
- oltre 5.000 € → anche la direzione
Notifiche, tracciamento e sicurezza
- Email automatiche con link diretto
- Messaggi in-app per utenti Radix
- Promemoria automatici configurabili
Tutte le attività vengono registrate in uno storico consultabile e tracciato (audit trail). È possibile risalire a ogni azione eseguita su ogni fattura.
Il sistema è integrato anche con i moduli di pagamento, permettendo solo l’esportazione di fatture autorizzate.
Perché digitalizzare il ciclo passivo
- Efficienza: niente più email da inseguire
- Controllo: tutto è visibile e tracciato
- Flessibilità: approvazioni anche da mobile
- Sicurezza: accessi e autorizzazioni personalizzati
- Ottimizzazione: flussi di cassa sotto controllo
Vuoi vedere come funziona Radix nella tua azienda? Contattaci per una demo personalizzata e scopri come semplificare la gestione delle fatture passive.
