Webinar: Gestione documenti sul cantiere

La sfida della gestione documentale in cantiere

Alessio Moretti, esperto per il settore edile, spiega come l’azienda edile può gestire e controllare la moltitudine di documenti con l’App per il cantiere ERGO Mobile DOC.

Documenti necessari e obbligatori: un mondo complesso

Quando inizia un cantiere, le imprese edili devono organizzarsi non solo per realizzare l’opera, ma anche per tenere una serie di documenti che si dividono in due categorie: necessari e obbligatori.

I documenti necessari servono per realizzare l’opera secondo le indicazioni del progetto. I documenti obbligatori sono quelli che, se mancanti, rendono l’impresa non regolare e multabile dagli organi di controllo.

La particolarità di entrambe le tipologie è che sono molti e devono esserci sempre. Un’analisi dettagliata rivela che in un cantiere normale si gestiscono dai 70 agli 80 documenti, a cui vanno aggiunti quelli legati ai CAM (Criteri Ambientali Minimi) e ai bonus edilizi, arrivando facilmente a oltre 100 documenti per cantiere.

Il Bonus 110% aumenta la complessità

Con l’avvento del Bonus 110% e degli altri incentivi edilizi, le imprese devono redigere e archiviare una quantità ancora maggiore di documenti, suddivisi per tipologia: ristrutturazione, facciate, verde, ecobonus, sismabonus e bonus 110%.

L’aspetto critico è che questi documenti devono rimanere facilmente reperibili per almeno 5 anni dalla chiusura del cantiere, periodo durante il quale l’Agenzia delle Entrate può richiederli in qualsiasi momento. Organizzarsi correttamente fin dall’inizio diventa fondamentale per evitare sanzioni e perdite di tempo.

Documenti e cantiere: un’interconnessione essenziale

I documenti di cantiere e l’elaborazione dell’opera non sono due cose distinte: vanno di pari passo. I lavori in cantiere sono sempre work in progress fino all’ultimazione, e anche i documenti devono essere aggiornati costantemente seguendo la realizzazione dell’opera.

La raccolta e l’aggiornamento dei documenti non è una questione di ordine personale: è un obbligo di legge. Pensate al tempo che si impiega a raccogliere questi documenti e soprattutto a cercarli quando servono. Per lavorare al meglio bisogna liberare la mente dalle cose ordinarie e gestire solo le eccezioni. Le domande “mi manca qualcosa?” o “ho i documenti aggiornati?” devono sparire.

Il problema della dispersione documentale

Normalmente i documenti di cantiere vengono gestiti e archiviati dai vari attori dell’azienda e conservati in punti differenti: chi li salva sul PC, chi sulla chiavetta USB, chi sull’unità di rete, chi utilizza Dropbox, Google Drive o OneDrive.

Se guardiamo il singolo collaboratore va tutto bene, ma nell’economia aziendale questa dispersione dei documenti su decine di sistemi diversi impedisce all’azienda di essere produttiva e la espone a forti rischi di sicurezza informatica. Quando un documento serve, non si trova mai. Si inizia a telefonare all’ufficio, alla segreteria, ai colleghi: “dove l’hai salvato?”. Si perde tempo prezioso e si interrompe la linearità del processo costruttivo.

La soluzione: ERGO e il fascicolo digitale

Per questo abbiamo creato il fascicolo digitale di cantiere in ERGO, supportato dall’app ERGO Mobile Doc. L’obiettivo è semplificare e automatizzare l’archiviazione dei documenti aziendali in sicurezza, massimizzando il valore del documento e delle informazioni contenute.

La gestione documentale di ERGO si basa su due soluzioni complementari:

Binder (Fascicolo digitale): il sistema desktop che interagisce con tutte le applicazioni del PC – Excel, Word, AutoCAD – e con Outlook per l’archiviazione delle mail.

App ERGO Mobile Doc: permette di gestire tutte le informazioni direttamente dal cantiere utilizzando un normalissimo smartphone, sia Android che iPhone. Ovunque vi troviate potete scattare foto, inserire note e visualizzare documenti in tempo reale.

Come funziona il sistema documentale

Il sistema presenta una struttura di cartelle preconfigurate a livello aziendale. Quando si apre un nuovo cantiere, ERGO propone automaticamente tutte le cartelle standard: posta, sicurezza, bonus (con sottocartelle per ristrutturazione, facciate, verde, sismabonus, bonus 110%), documenti tecnici, e così via.

Ogni cartella può avere sottocartelle organizzate secondo le esigenze aziendali. Ad esempio, nella sezione Bonus 110% si trovano documenti dell’immobile, dichiarazioni, documenti tecnici. Con una semplice navigazione si trova subito ciò che serve.

Tag di indicizzazione per ricerche immediate

La vera potenza del sistema sta nei tag di indicizzazione. Quando si archivia un documento, si possono assegnare tag come “bonus”, “studio tecnico”, “nome professionista”, livello di importanza. In qualsiasi momento, anche dopo anni, basta cercare per data, per tag o per combinazione di filtri per trovare immediatamente il documento.

Ad esempio: “Fammi vedere tutti i documenti del dicembre 2019” oppure “Mostrami tutti i file taggati come bonus”. Il sistema filtra istantaneamente tra centinaia di documenti.

Integrazione con Outlook

L’integrazione con Outlook è particolarmente potente. Si può trascinare una mail direttamente nel sistema documentale, assegnarle tag (bonus, studio tecnico, nome mittente), e il sistema archivia non solo la mail ma anche tutti gli allegati separatamente.

Questo significa che una mail non è più proprietà del singolo ma diventa di proprietà dell’azienda. Chiunque sia autorizzato può accedere a quella comunicazione e agli allegati, eliminando la dipendenza dal singolo collaboratore.

L’app per il cantiere: documentazione in tempo reale

Dall’app sul cantiere si accede agli stessi cantieri e cartelle visibili dal desktop. La differenza è che direttamente dal cantiere si possono:

– Scattare foto e archiviarle automaticamente nella cartella corretta
– Aggiungere note descrittive alle foto
– Visualizzare immediatamente tutti i documenti archiviati dall’ufficio
– Consultare progetti, schede tecniche, autorizzazioni

Una foto scattata in cantiere appare istantaneamente sul PC in sede, senza disturbare nessuno, senza WhatsApp, senza perdite di tempo. Il tecnico di cantiere fotografa un problema, scrive una nota (“rilevato problema infiltrazione”), assegna i tag e il documento è archiviato. Fine.

Autorizzazioni e sicurezza

Per ogni cartella si può decidere chi può vederla: solo il gruppo tecnici, solo l’amministrazione, solo specifici utenti. Anche sui cantieri si possono impostare autorizzazioni: ogni collaboratore vede solo i cantieri di sua competenza, sia sul desktop che sull’app.

I documenti sono archiviati sul server aziendale (non su cloud esterni, salvo esplicita scelta), con backup centralizzato e sicurezza informatica gestita professionalmente. I cantieri chiusi rimangono archiviati indefinitamente: anche dopo 5 o 10 anni si può cercare “cantiere 197 + usufrutto” e trovare immediatamente tutti i documenti relativi.

I vantaggi concreti della digitalizzazione documentale

Documenti sempre disponibili, anche in cantiere, con comunicazione e aggiornamento immediati. Disponibilità controllata: alcuni documenti li vede solo l’amministrazione, altri solo i tecnici.

Supporto a qualsiasi formato: PDF, Excel, DWG, mail, foto. Aumento del gioco di squadra perché si limitano gli attriti tra attori. Foto aggiunte direttamente dal cantiere, eliminando dispersione di tempo.

Archiviazione ordinata e automatizzata: la foto scattata viene archiviata automaticamente nel cantiere, nella sottocartella giusta, con i tag corretti. Questo porta efficienza e controllo dell’azienda e del cantiere.

Documentazione fotografica: fondamentale per i bonus

Un aspetto critico spesso sottovalutato: quando si interviene su un fabbricato, bisogna sempre documentare fotograficamente lo stato originario prima di iniziare i lavori. Questo non va demandato solo al tecnico esterno, ma deve essere fatto metodicamente da ogni impresa.

Per i bonus edilizi questa documentazione viene sempre richiesta in fase di controllo. Con ERGO Mobile Doc si fotografa, si archivia automaticamente nella cartella bonus del cantiere specifico, e il documento è disponibile per i successivi 5 anni senza ulteriori passaggi.

Regole aziendali: la chiave del successo

Non esiste una bacchetta magica. Serve la volontà di digitalizzare e serve che tutti rispettino le regole aziendali. Qualcuno deve far rispettare le procedure. Se questo tassello fondamentale salta, nessuno strumento può aiutare.

Ma è una cosa semplice da implementare: cartelle standard predefinite, tag obbligatori per certe tipologie di documenti, procedure chiare per l’archiviazione. Con queste regole base, lo strumento digitale trasforma la gestione documentale da problema a vantaggio competitivo.