Gestione contabilità e costi di cantiere: stop ai ritardi

Quando scopri che un cantiere è in perdita, spesso è troppo tardi per intervenire. I costi vengono registrati settimane dopo che sono stati sostenuti, le misure di produzione restano sui fogli del capo cantiere, e tu non hai mai una visione chiara e aggiornata della situazione. La contabilità di cantiere diventa un peso invece che uno strumento di controllo.

Eppure il controllo della gestione dei costi di cantiere per molti è già diventato facile senza sforzi particolari, con un unico programma.

Gli obiettivi da raggiungere nella gestione del cantiere edile

Come si può rendere semplice una cosa molto complessa?

Partiamo con il definire cosa ci piacerebbe monitorare del nostro cantiere:

• La manodopera impiegata
• Gli artigiani/terzisti che stanno lavorando e cosa stanno facendo
• Il materiale che è arrivato
• A che punto sono i subappaltatori
• I mezzi che si stanno utilizzando (di proprietà o a noleggio)

Parlando a livello contabile, questo è il minimo che si dovrebbe conoscere e controllare per avere sempre consapevolezza di cosa si muove in cantiere, sia in termini quantitativi che di valori.

È importante che questi dati vengano continuamente confrontati con quelli che derivano dal registro di cantiere e dalle misure rilevate in produzione.

Queste due fonti di dati, che determinano i costi e i ricavi, devono essere costantemente raffrontate con il budget di cantiere. Solo così si riesce a tenere sotto controllo la situazione e si capisce dove si è migliorati e dove ci sono stati problemi.

Per un controllo efficace serve un sistema che permetta di monitorare budget, consuntivi e scostamenti in tempo reale.

Fin qui è tutto chiaro, ma non viene fatto nella maggior parte dei casi.

L’ostacolo principale nella registrazione della contabilità dei lavori

La ragione principale per cui non si raffrontano quasi mai costi e ricavi al budget è semplice: non abbiamo tempo.

Pensiamo a una delle cose più naturali che ci siano in cantiere: registrare la contabilità dei lavori. Tenerla in modo oculato e tempestivo sembra ormai impossibile, ci si ripete sempre:

• “Ci penserò domani”
• “Lo faccio appena mi libero”
• “Tra un attimo”

Ma bisogna farlo! Se non lo si fa, si perde la gestione dei costi di cantiere, non si capisce dove ci si trova e, più banalmente, non si fattura.

Il problema dei dati da gestire

In termini di numero di dati da gestire, i costi sono i più impegnativi. Proviamo solo a pensare che in un mese sul cantiere si fa un SAL, ma al contempo arrivano:

• Decine di DDT
• Decine di pezze giustificative degli artigiani
• Decine di SAL Fornitori
• Decine di rapportini dei dipendenti e mezzi

La cosa migliore sarebbe che ogni capo cantiere, quando gli arriva un documento fornitore, lo dovrebbe prendere in mano, controllare e inserire sul cantiere per avere i costi sempre aggiornati.

“Impossibile, chi gestisce i lavori?” ci viene detto. È vero che si ha poco tempo, che si è in cantiere e non davanti a una scrivania, che spesso ci si “sporca” le mani.

Resta il fatto che spesso contabilità dei lavori e costi non vengono registrati, o almeno non con la precisione necessaria. Quello che le imprese edili fanno fatica a capire è che basterebbero pochi strumenti e processi organizzati per risolvere il problema senza sprecare nemmeno un minuto.

Chi ci rinuncia spesso ha tentato di gestire un argomento così complesso con programmi di contabilità gratis e fogli Excel, riuscendo a rendere ancora più complicata la gestione. La soluzione è integrare strumenti come Excel, WhatsApp e Dropbox in un unico sistema.

Il cantiere perfetto esiste?

Quando i dati vengono inseriti in tempo nel sistema, gestire l’impresa diventa più sereno. La direzione ha sempre a disposizione:

• I costi sostenuti su ogni cantiere e il cash flow aggiornato, senza dover rincorrere documenti e informazioni sparse
• Il confronto tra quanto prodotto e quanto pianificato nel budget, per prendere decisioni informate
• La possibilità di individuare gli scostamenti quando c’è ancora margine per intervenire
• Le informazioni necessarie per fatturare senza ritardi e preoccupazioni

Questa tranquillità operativa dipende dall’inserimento tempestivo dei dati, che oggi può essere gestito integrando cantiere e ufficio con strumenti digitali già consolidati.

Molte imprese edili lavorano già così, con un’organizzazione strutturata e la tecnologia adeguata, ritrovando il controllo sulla gestione quotidiana.

Strumenti per la gestione della contabilità di cantiere

L’organizzazione di processo deriva dallo strumento che si utilizza. Quali sono le tecnologie moderne che permettono di integrare cantiere e ufficio rendendo facile la contabilità?

Stiamo parlando di PC, tablet e smartphone che, assieme a software specifici per le costruzioni, come il nostro ERGO, vi aiutano a gestire questi problemi e processi senza farsi gestire da loro!

Le funzionalità pratiche di ERGO

ERGO è il software gestionale sviluppato per integrare l’impresa edile, che vi dà la possibilità di semplificare la gestione di cantiere tramite l’utilizzo di strumenti di uso comune.

Le APP di cantiere permettono di:

• Creare il rapportino direttamente in cantiere o seduti al bar, dettando allo smartphone quello che si è fatto
• Scattare foto delle varie attività fatte o dei problemi riscontrati
• Fare una RDA (richiesta di acquisto) o un ordine fornitore direttamente dal telefono
• Fotografare il DDT del fornitore e imputarlo al cantiere selezionando i materiali dall’archivio
• Rilevare le misure dal cantiere e importarle automaticamente in ERGO
• Pianificare gli interventi e far trovare sull’app il luogo di lavoro e le attività del giorno
• Approvare i pagamenti delle fatture dei fornitori con un semplice click

I vantaggi della digitalizzazione

Utilizzare ERGO e le app disponibili per il controllo del cantiere permette di trovare il tempo che prima mancava per fare i lavori fondamentali. Permette di comunicare e collaborare con i colleghi per raggiungere il sogno dell’azienda perfetta.

Quando si prende in mano un lavoro (che sia una foto o un ordine), lo si conclude con un clic sullo smartphone, si permette al collega di trarre valore dal suo lavoro e ci libera la mente.

In questo modo, anche un’attività complessa come la contabilità di cantiere diventa semplice. Non si subisce la digitalizzazione ma la si sfrutta come vantaggio competitivo.

Non è semplice arrivare a farlo, bisogna aiutare i collaboratori a cambiare le loro abitudini, ma il beneficio pagherà lo sforzo.

La digitalizzazione della contabilità di cantiere va pianificata in base alle specifiche necessità organizzative. Possiamo supportarti nel valutare insieme la soluzione più adatta per ottimizzare la gestione dei tuoi cantieri.