Gestione contabilità e costi di cantiere: stop ai ritardi

Per gestire la contabilità di cantiere in modo semplice basta inserire i dati in tempo. Tutti i giorni il capo cantiere rileva le misure, dal cantiere arrivano i rapportini scritti bene e ordinati; i fornitori inviano anche in azienda i DDT; gli artigiani mandano tutte le settimane i rapportini in Excel.

Sembra impossibile, eppure il controllo della gestione dei costi di cantiere per molti è già diventato facile senza sforzi particolari, con un unico programma.

Gli obiettivi da raggiungere nella gestione del cantiere edile

Come si può rendere semplice una cosa molto complessa?

Partiamo con il definire cosa ci piacerebbe monitorare del nostro cantiere:

• La manodopera impiegata
• Gli artigiani/terzisti che stanno lavorando e cosa stanno facendo
• Il materiale che è arrivato
• A che punto sono i subappaltatori
• I mezzi che si stanno utilizzando (di proprietà o a noleggio)

Parlando a livello contabile, questo è il minimo che si dovrebbe conoscere e controllare per avere sempre consapevolezza di cosa si muove in cantiere, sia in termini quantitativi che di valori.

È importante che questi dati vengano continuamente confrontati con quelli che derivano dal registro di cantiere e dalle misure rilevate in produzione.

Queste due fonti di dati, che determinano i costi e i ricavi, devono essere costantemente raffrontate con il budget di cantiere. Solo così si riesce a tenere sotto controllo la situazione e si capisce dove si è migliorati e dove ci sono stati problemi.

Per un controllo efficace serve un sistema che permetta di monitorare budget, consuntivi e scostamenti in tempo reale.

Fin qui è tutto chiaro, ma non viene fatto nella maggior parte dei casi.

L’ostacolo principale nella registrazione della contabilità dei lavori

La ragione principale per cui non si raffrontano quasi mai costi e ricavi al budget è semplice: non abbiamo tempo.

Pensiamo a una delle cose più naturali che ci siano in cantiere: registrare la contabilità dei lavori. Tenerla in modo oculato e tempestivo sembra ormai impossibile, ci si ripete sempre:

• “Ci penserò domani”
• “Lo faccio appena mi libero”
• “Tra un attimo”

Ma bisogna farlo! Se non lo si fa, si perde la gestione dei costi di cantiere, non si capisce dove ci si trova e, più banalmente, non si fattura.

Il problema dei dati da gestire

In termini di numero di dati da gestire, i costi sono i più impegnativi. Proviamo solo a pensare che in un mese sul cantiere si fa un SAL, ma al contempo arrivano:

• Decine di DDT
• Decine di pezze giustificative degli artigiani
• Decine di SAL Fornitori
• Decine di rapportini dei dipendenti e mezzi

La cosa migliore sarebbe che ogni capo cantiere, quando gli arriva un documento fornitore, lo dovrebbe prendere in mano, controllare e inserire sul cantiere per avere i costi sempre aggiornati.

“Impossibile, chi gestisce i lavori?” ci viene detto. È vero che si ha poco tempo, che si è in cantiere e non davanti a una scrivania, che spesso ci si “sporca” le mani.

Resta il fatto che spesso contabilità dei lavori e costi non vengono registrati, o almeno non con la precisione necessaria. Quello che le imprese fanno fatica a capire è che basterebbero pochi strumenti e processi organizzati per risolvere il problema senza sprecare nemmeno un minuto.

Chi ci rinuncia spesso ha tentato di gestire un argomento così complesso con programmi di contabilità gratis e fogli Excel, riuscendo a rendere ancora più complicata la gestione. La soluzione è integrare strumenti come Excel, WhatsApp e Dropbox in un unico sistema.

Il cantiere perfetto esiste?

Proviamo a immaginarci l’azienda perfetta: tutti i giorni il capo cantiere rileva le misure, dal cantiere arrivano i rapportini scritti bene e ordinati; i fornitori inviano anche in azienda i DDT; gli artigiani mandano tutte le settimane i rapportini in Excel.

E se fosse realmente così? La direzione, in ogni momento:

• Saprebbe dove si trovano i propri collaboratori e cosa sta succedendo in cantiere
• Saprebbe quanto costo ha sostenuto su ogni cantiere e conoscerebbe il cash flow preciso
• Saprebbe quanto si è prodotto e quanto si può fatturare
• Confronterebbe questi valori con il budget, controllando anche i tempi
• Avrebbe la capacità di anticipare o gestire tempestivamente i problemi

L’unico elemento che separa quest’utopia dalla realtà è solamente l’inserimento dei dati in tempo. Attività immediatamente risolvibile integrando cantieri e ufficio con tecnologie già consolidate.

Non è utopistico pensare di raggiungere questi traguardi: molti già ce la fanno senza sforzi particolari, servono semplicemente organizzazione e tecnologia!

Strumenti per la gestione della contabilità di cantiere

L’organizzazione di processo deriva dallo strumento che si utilizza. Quali sono le tecnologie moderne che permettono di integrare cantiere e ufficio rendendo facile la contabilità?

Stiamo parlando di PC, tablet e smartphone che, assieme a software specifici per le costruzioni, come il nostro ERGO, vi aiutano a gestire questi problemi e processi senza farsi gestire da loro!

Le funzionalità pratiche di ERGO

ERGO è il software gestionale sviluppato per integrare l’impresa edile, che vi dà la possibilità di semplificare la gestione di cantiere tramite l’utilizzo di strumenti di uso comune.

Le APP di cantiere permettono di:

• Creare il rapportino direttamente in cantiere o seduti al bar, dettando allo smartphone quello che si è fatto
• Scattare foto delle varie attività fatte o dei problemi riscontrati
• Fare una RDA (richiesta di acquisto) o un ordine fornitore direttamente dal telefono
• Fotografare il DDT del fornitore e imputarlo al cantiere selezionando i materiali dall’archivio
• Rilevare le misure dal cantiere e importarle automaticamente in ERGO
• Pianificare gli interventi e far trovare sull’APP il luogo di lavoro e le attività del giorno
• Approvare i pagamenti delle fatture dei fornitori con un semplice click

I vantaggi della digitalizzazione

Utilizzare ERGO e le app disponibili per il controllo del cantiere permette di trovare il tempo che prima mancava per fare i lavori fondamentali. Permette di comunicare e collaborare con i colleghi per raggiungere il sogno dell’azienda perfetta.

Quando si prende in mano un lavoro (che sia una foto o un ordine), lo si conclude con un clic sullo smartphone, si permette al collega di trarre valore dal suo lavoro e ci libera la mente.

In questo modo, anche un’attività complessa come la contabilità di cantiere diventa semplice. Non si subisce la digitalizzazione ma la si sfrutta come vantaggio competitivo.

Non è semplice arrivare a farlo, bisogna aiutare i collaboratori a cambiare le loro abitudini, ma il beneficio pagherà lo sforzo.

Per una guida completa su tutti gli aspetti della gestione del cantiere edile moderno, approfondisci le migliori pratiche e strategie per il 2025.