Digitalizzare il magazzino: strategie ed esempi pratici
Nell’ambito della serie di webinar sul commercio digitale, gli esperti di Infominds parlano della digitalizzazione in magazzino. Presentano metodi e tecnologie di gestione del magazzino e mostrano soluzioni concrete per la gestione digitale del magazzino.
La digitalizzazione del magazzino è diventata una necessità impellente per le aziende che vogliono rimanere competitive nel mercato odierno.
Perché Digitalizzare il Magazzino?
Negli ultimi anni, la digitalizzazione è un tema sempre più caldo, complice l’avvento di nuove tecnologie come l’Internet delle Cose, la blockchain e l’Industria 4.0. Nonostante questi termini possano sembrare complessi, la realtà è che la digitalizzazione è un motore di crescita economica. La crisi dovuta al COVID ha ulteriormente accelerato questa tendenza, costringendo molte aziende ad abbracciare rapidamente tecnologie come lo smart working e l’e-commerce.
Digitalizzare il magazzino non è più un’opzione, ma una necessità per:
- Migliorare l’efficienza e la flessibilità: un magazzino digitalizzato è più reattivo ai cambiamenti e si adatta meglio alle esigenze del mercato.
- Ridurre i costi: l’automazione e la digitalizzazione portano a una riduzione dello spazio necessario, del capitale vincolato, degli sprechi e del personale, oltre a una minore incidenza di errori.
- Aumentare la soddisfazione di clienti e dipendenti: un magazzino efficiente si traduce in consegne più rapide e maggiore soddisfazione del cliente, mentre processi più fluidi e organizzati migliorano l’esperienza dei dipendenti.
- Aumentare il fatturato: attraverso la possibilità di creare nuove aree e modelli di business.
I Vantaggi Concreti della Digitalizzazione del Magazzino
La digitalizzazione del magazzino offre numerosi vantaggi tangibili e misurabili. Secondo diversi studi, l’adozione di soluzioni software per l’automazione del magazzino può portare a un aumento di produttività pari al 20% e una riduzione del 50% degli errori rispetto ai metodi manuali.
I benefici concreti includono:
- Riduzione dei costi: minore spazio richiesto, minore capitale immobilizzato, meno sprechi di magazzino e minori costi del personale
- Miglior servizio: maggiore capacità di approvvigionamento, consegne più rapide e prezzi più competitivi
- Maggiore efficienza: risparmio di tempo, meno errori e maggiore guadagno per l’azienda
Come Digitalizzare il Magazzino: Strategie e Tecnologie
La digitalizzazione del magazzino passa attraverso l’implementazione di software gestionali ERP e strumenti collegati. Questi software diventano il cuore pulsante dell’azienda, centralizzando i dati e ottimizzando i flussi di lavoro. È fondamentale partire dall’analisi dei processi aziendali e dei flussi di lavoro.
Software Gestionali (ERP)
Sono fondamentali per gestire tutte le fasi di lavoro e centralizzare i dati aziendali. Questi sistemi permettono di collegare tutti gli strumenti e reparti, eliminando ridondanze e inefficienze.
Codici a Barre
L’uso di codici a barre è una delle tecnologie più semplici da implementare e che porta a grandi miglioramenti in termini di efficienza. Permette di identificare la merce, monitorare le movimentazioni e velocizzare il picking. È la tecnologia più accessibile per le piccole e medie imprese, con il miglior rapporto tra investimento e benefici.
Soluzioni Mobile
L’utilizzo di tablet con software dedicati permette di eliminare la carta dal processo di picking, riducendo i tempi e aumentando l’efficienza. Le applicazioni mobile consentono di:
- Scansionare codici a barre direttamente in magazzino
- Registrare movimenti in tempo reale con sincronizzazione immediata
- Interrogare informazioni sugli articoli: livello stock, prenotazioni ordini clienti, ordini in entrata, stock minimi e immagini articoli
- Gestire ordini, consegne e modifiche in tempo reale
Check and Sign: Picking Digitale Senza Carta
Check and Sign è una soluzione innovativa sviluppata da Infominds che combina i vantaggi del picking tradizionale con la digitalizzazione, eliminando completamente l’uso della carta.
Come funziona:
- Il collaboratore in ufficio inserisce l’ordine nel gestionale e crea la bolla di consegna
- La bolla viene inoltrata automaticamente al tablet del magazziniere
- Il magazziniere prepara la merce seguendo la lista digitale sul tablet
- Se mancano quantità, può fare annotazioni digitali con dito o penna direttamente sul documento
- L’applicazione riconosce le modifiche e aggiorna automaticamente l’ufficio in tempo reale
- Il cliente o il vettore firma digitalmente la bolla sul tablet al momento della consegna
- La bolla firmata viene memorizzata come PDF e inviata automaticamente via email
Vantaggi di Check and Sign:
- Elimina la carta mantenendo gli stessi processi familiari
- Comunicazione digitale immediata tra ufficio e magazzino
- Nessuna distanza da percorrere per portare documenti cartacei
- Modifiche e correzioni registrate in tempo reale
- Flessibilità totale: il tablet è portabile ovunque come la carta
- Nessun grande cambiamento nei processi: i collaboratori lavorano come sempre
Disponibile su tablet iOS e Android, Check and Sign rappresenta la soluzione ideale per le aziende che vogliono digitalizzare senza stravolgere le proprie abitudini operative.
Picking con Tecnologia Vocale (Pick by Voice)
Questa tecnologia permette ai magazzinieri di ricevere istruzioni vocali tramite cuffie e microfoni, lasciando le mani libere per la movimentazione della merce. Il magazziniere comunica con il sistema tramite comandi vocali, confermando prelievi e segnalando eventuali problemi.
Picking con Sistemi a Luce (Pick by Light)
Display luminosi e pulsanti integrati negli scaffali guidano il magazziniere verso la merce corretta. Le luci si accendono in sequenza indicando la posizione esatta e la quantità da prelevare.
Etichette Elettroniche
Utilizzano tecnologie come l’e-ink (lo stesso utilizzato negli e-reader) per visualizzare informazioni sugli scaffali in modo efficiente e a bassissimo consumo energetico. Queste etichette possono essere aggiornate da remoto e mostrano sempre informazioni aggiornate su prezzi, quantità e ubicazioni.
Gestione del Magazzino: le Diverse Modalità
La gestione del magazzino può essere implementata in modi diversi:
| Manuale | Software Gestionale | Automatizzata |
|---|---|---|
| Utilizzo di carta e penna, ancora diffusa nelle piccole aziende, ma soggetta a errori e inefficienze | Registrazione digitale dei movimenti di magazzino, più efficiente ma può essere ulteriormente migliorata | Stoccaggio e prelievo gestiti da macchine, efficiente ma rigida e con costi elevati |
La soluzione software è spesso la più utilizzata perché offre un buon compromesso tra flessibilità ed efficienza, con un aumento di produttività del 20% e una riduzione degli errori del 50% rispetto al metodo manuale.
Stoccaggio, Picking e Inventario
Strategie di Stoccaggio
Esistono diverse strategie di stoccaggio, ciascuna adatta a specifiche esigenze aziendali:
| FIFO (First In, First Out) | LIFO (Last In, First Out) | FEFO (First Expired, First Out) | Magazzino Dinamico |
|---|---|---|---|
| I primi prodotti ad entrare in magazzino sono i primi ad uscire; ampiamente utilizzato in molti settori | Gli ultimi prodotti ad entrare sono i primi ad uscire, adatto quando vi sono problemi di spazio e la merce non è deperibile | I prodotti con scadenza più vicina escono per primi, utilizzato per merci deperibili come alimentari e medicine | Le nuove entrate sono distribuite casualmente nelle posizioni libere per garantire brevi distanze e utilizzo ottimale della capacità |
Il magazzino dinamico è particolarmente efficiente perché distribuisce la merce in modo da minimizzare le distanze percorse dai dipendenti. Rispetto a strategie con ubicazioni fisse, permette un utilizzo della capacità particolarmente elevato e consegne più rapide.
Il Processo di Picking
Il secondo aspetto cruciale è il picking, ovvero il prelievo della merce per gli ordini clienti o di produzione. È un processo cruciale per l’efficienza del magazzino. Esistono diverse tecnologie per ottimizzarlo:
- Picking cartaceo: metodo tradizionale, ancora il più semplice ma meno efficiente
- Picking con codici a barre: migliora notevolmente efficienza e riduce errori
- Picking con soluzioni mobile: elimina la carta e permette aggiornamenti in tempo reale
- Check and Sign: picking digitale che mantiene la semplicità del metodo cartaceo
- Pick by Voice: comandi vocali per mani libere
- Pick by Light: sistemi luminosi integrati negli scaffali
Il software gestionale può ordinare le liste di prelievo secondo la strategia desiderata, garantendo sempre un percorso ottimizzato del magazzino e riducendo i tempi di preparazione.
Gestione dell’Inventario
L’inventario è fondamentale per il controllo delle scorte. Le modalità principali sono due:
| Inventario a Data di Chiusura | Inventario Continuo |
|---|---|
| Conteggio completo delle scorte a fine o inizio anno | Conteggio effettuato durante l’anno, anche in combinazione con il picking. Il sistema può richiedere conferma dello stock quando un articolo viene completamente evaso |
In entrambi i casi, l’utilizzo dei codici a barre facilita notevolmente il processo di inventario, riducendo i tempi e gli errori di conteggio.
Processi Digitalizzabili con Codici a Barre
Oltre al picking e all’inventario, i codici a barre permettono di digitalizzare numerosi altri processi:
- Entrata merce: controllo, carico e stoccaggio delle merci in arrivo dal fornitore o dalla produzione
- Trasferimenti: movimentazione tra diversi punti di stoccaggio (scaffali, locazioni, depositi)
- Conferme di produzione: scarico materiali utilizzati e segnalazione completamento fasi di lavoro
- Carrello vendita: registrazione vendite direttamente dal magazzino (simile al supermercato)
- Uscite straordinarie: registrazione merce danneggiata, uso interno, campioni
Tipologie di Etichette
Per utilizzare efficacemente la gestione con codici a barre, sono necessarie diverse tipologie di etichette:
- Etichette scaffale: identificano posizioni di stoccaggio specifiche (ubicazioni)
- Etichette articolo: possono essere sullo scaffale (per articoli con ubicazione fissa) o sui singoli pezzi
- Etichette imballo: per cartoni, pallet e altre unità di imballaggio
- Etichette elettroniche e-ink: visualizzano informazioni aggiornabili da remoto con bassissimo consumo energetico
La scelta del formato giusto dipende da: dimensione degli articoli, distanza di scansione, necessità di informazioni aggiuntive oltre al codice. Queste etichette possono essere generate direttamente dal software gestionale.
Conclusioni
La digitalizzazione del magazzino è un processo che richiede un’analisi accurata dei processi aziendali e l’adozione di tecnologie adeguate. Non esiste una soluzione valida per tutti, ma è importante scegliere un software gestionale ERP che si adatti alle esigenze della propria azienda.
Le aziende di piccole e medie dimensioni del commercio possono trarre grande beneficio dall’adozione di soluzioni digitali, migliorando l’efficienza, riducendo i costi e aumentando la competitività. Anche implementazioni semplici come i codici a barre o Check and Sign possono portare miglioramenti significativi senza stravolgere i processi esistenti.
In Infominds offriamo supporto completo per l’integrazione dei software con i sistemi già in uso dai clienti, gestendo progetti di passaggio a nuovi software e analizzando i processi aziendali per individuare la soluzione più adatta. Contattaci per una demo gratuita.
