Formazione per cambio gestionale: come organizzarla e quanto dura
La formazione per un cambio gestionale richiede in media 2-8 settimane e segue un modello “a cascata”: prima si formano i key user (1-2 persone per reparto), poi questi formano i colleghi. Le modalità più efficaci combinano sessioni live, e-learning e affiancamento al go-live.
Cambiare software gestionale è un passo importante per qualsiasi azienda. Che tu stia passando da Excel a un gestionale o sostituendo un ERP obsoleto, la scelta ha conseguenze che si riversano non solo sui vertici ma su ogni collaboratore. Ecco perché la formazione è uno degli aspetti più critici — e spesso sottovalutati — dell’intero progetto di migrazione.
Prima di affrontare la formazione, è utile chiedersi quando è davvero il momento giusto per cambiare gestionale. Se hai già preso la decisione, in questa guida vediamo come organizzare la formazione in modo efficace, quali sono le tempistiche realistiche e quali errori evitare.
Quanto dura la formazione per un nuovo gestionale?
La durata della formazione dipende da tre fattori principali: la complessità del software, il numero di utenti da formare e il livello di personalizzazione richiesto. Per le PMI alla ricerca del gestionale giusto, i tempi sono generalmente più contenuti.
| Aspetto | PMI (fino a 20 utenti) | Medie e grandi imprese |
|---|---|---|
| Durata totale | 2-3 settimane | 4-8 settimane |
| Ore per key user | 8-16 ore | 20-40 ore |
| Modalità prevalente | Corsi di gruppo + e-learning | Formazione personalizzata |
| N° key user consigliati | 1-2 totali | 1-2 per reparto |
Altri fattori che influenzano la durata: numero di moduli attivati, dispersione geografica delle sedi, complessità dei processi aziendali e disponibilità del personale a dedicare tempo alla formazione.
Le 5 fasi di una formazione efficace
Indipendentemente dal software scelto, una formazione ben strutturata segue sempre lo stesso schema in cinque fasi.
1. Mappatura utenti e identificazione dei key user
Prima di iniziare qualsiasi attività formativa, è fondamentale mappare chi utilizzerà il gestionale e con quale intensità. I key user (o “utenti chiave”) sono le persone che utilizzeranno maggiormente il software e che diventeranno il punto di riferimento interno per i colleghi.
Come scegliere i key user:
- Conoscenza approfondita dei processi del proprio reparto
- Buona predisposizione all’apprendimento di nuovi strumenti
- Capacità di trasferire conoscenze ai colleghi
- Disponibilità di tempo nelle settimane precedenti al go-live
2. Formazione dei key user (prima del go-live)
I key user vengono formati in anticipo rispetto al resto del team, tipicamente 2-4 settimane prima dell’avvio operativo. Questa formazione è più approfondita e copre non solo l’utilizzo base ma anche le funzionalità avanzate, la risoluzione dei problemi comuni e le best practice.
La formazione dei key user può avvenire:
- In sessioni dedicate con i consulenti del fornitore
- Presso la sede del cliente o in remoto
- Con accesso anticipato all’ambiente di test
3. Training a cascata ai team operativi
Il modello a cascata prevede che siano i key user a formare i colleghi del proprio reparto. Questo approccio ha diversi vantaggi:
- Riduce i costi di formazione esterna
- Permette di usare il linguaggio specifico del reparto
- Crea un riferimento interno per i dubbi futuri
- Distribuisce il carico formativo nel tempo
4. Affiancamento intensivo al go-live
La prima settimana operativa è critica. È il momento in cui emergono i dubbi pratici e le situazioni non coperte dalla formazione teorica. In questa fase è importante prevedere:
- Presenza (fisica o remota) di un consulente del fornitore
- Key user disponibili a supportare i colleghi
- Canale diretto per segnalare problemi urgenti
- Documentazione di riferimento facilmente accessibile
5. Formazione continua e supporto post-avvio
La formazione non finisce con il go-live. Nei mesi successivi è normale che emergano nuove esigenze: funzionalità non ancora esplorate, aggiornamenti del software, nuovi dipendenti da formare.
Strumenti utili per la formazione continua:
- Academy online con moduli e-learning
- Sessioni periodiche di refresh o approfondimento
- Documentazione aggiornata e knowledge base
- Help desk o supporto di primo livello
Modalità di formazione: quale scegliere
Non esiste una modalità migliore in assoluto: la scelta dipende dalle dimensioni dell’azienda, dalla dispersione geografica e dalle preferenze dei partecipanti.
Formazione in aula (fisica o virtuale)
Pro: interazione diretta con il docente, possibilità di fare domande in tempo reale, confronto con altri partecipanti (se in gruppo).
Contro: richiede di bloccare tempo in agenda, può essere difficile da organizzare per team distribuiti.
Le sessioni in aula virtuale (webinar) rappresentano un buon compromesso: mantengono l’interattività riducendo i costi di trasferta.
E-learning e video on-demand
Pro: massima flessibilità, ogni utente può seguire i moduli quando preferisce, possibilità di rivedere i contenuti.
Contro: richiede autodisciplina, manca l’interazione diretta, non adatto a tutti gli stili di apprendimento.
L’e-learning funziona bene come complemento alla formazione live, non come sostituto completo.
Affiancamento on-the-job
Pro: formazione su casi reali, apprendimento contestualizzato, feedback immediato.
Contro: richiede tempo del formatore, può rallentare temporaneamente l’operatività.
L’affiancamento è particolarmente utile nei primi giorni dopo il go-live e per ruoli con processi complessi.
Il modello key user: formare chi forma gli altri
Il modello key user è lo standard de facto per la formazione nei progetti ERP di medie e grandi dimensioni. L’idea è semplice: invece di formare tutti gli utenti direttamente, si formano in modo approfondito alcune figure chiave che poi trasferiranno le competenze ai colleghi.
Perché funziona:
- Scalabilità: un consulente forma 5 key user che formano 50 utenti finali
- Personalizzazione: il key user conosce il linguaggio e i processi del proprio reparto
- Continuità: il key user rimane disponibile anche dopo il go-live per supporto quotidiano
- Ownership: i key user sviluppano un senso di responsabilità verso il successo del progetto
Il numero ideale di key user dipende dalla struttura aziendale: tipicamente 1-2 per ogni area funzionale (amministrazione, magazzino, commerciale, produzione).
Gli errori da evitare nella formazione ERP
Dopo decine di implementazioni, questi sono gli errori più comuni che vediamo ripetersi — e come evitarli.
Formare tutti allo stesso modo
Non tutti gli utenti hanno le stesse esigenze. Chi usa il gestionale 8 ore al giorno ha bisogno di una formazione molto più approfondita rispetto a chi lo consulta occasionalmente. Differenziare i percorsi formativi per ruolo e intensità d’uso fa risparmiare tempo e aumenta l’efficacia.
Iniziare la formazione troppo tardi
Formare gli utenti a ridosso del go-live significa metterli sotto pressione e non lasciare tempo per assimilare. I key user dovrebbero completare la formazione almeno 2 settimane prima dell’avvio; il resto del team almeno 1 settimana prima.
Non prevedere supporto post go-live
La formazione teorica non copre mai tutti i casi reali. Senza un supporto strutturato nelle prime settimane operative, gli utenti si trovano bloccati e frustrati. Peggio ancora, sviluppano workaround sbagliati che poi è difficile correggere.
Sottovalutare la resistenza al cambiamento
Il change management è parte integrante della formazione. Per approfondire come gestire il cambiamento in azienda durante un cambio ERP, è fondamentale coinvolgere gli utenti fin dalle prime fasi del progetto, spiegare i benefici del nuovo sistema e raccogliere feedback.
Non misurare i risultati
Come si fa a sapere se la formazione è stata efficace? Definire KPI chiari — tasso di completamento dei moduli, tempo per svolgere operazioni standard, numero di ticket di supporto — permette di identificare gap e intervenire per tempo.
Come funziona la formazione con Infominds
In Infominds abbiamo sviluppato un approccio alla formazione che combina flessibilità e personalizzazione. Il nostro modello si adatta alle esigenze di PMI e medie imprese, con percorsi differenziati per i gestionali Flamingo, Ergo e Radix.
La formazione on-the-job: iniziare prima del go-live
Il tempo non va mai sprecato. Ecco perché mentre lo sviluppo e l’installazione del gestionale procedono in base alle esigenze concordate, i key user possono già iniziare a formarsi. Questa “formazione on-the-job” si svolge parallelamente alla configurazione del sistema.
Il vantaggio? Una volta completata l’installazione, non si deve attendere altro tempo: già dal primo giorno i key user possono utilizzare il gestionale in modo veloce e sicuro.
INFOLearn: la formazione quando e dove vuoi
Uno degli ostacoli più concreti alla formazione è il tempo. Con i corsi tradizionali bisogna trovare uno spazio per tutti, una data e un orario che si incastri con le agende del team senza bloccare le normali attività. Per non parlare dei costi dell’intervento di un esperto in sede.
La piattaforma INFOLearn nasce proprio per risolvere questi problemi. Si tratta della nostra academy online che offre corsi base e documentazioni suddivisi in moduli sempre disponibili, pensati sia per nuovi utenti che per professionisti che vogliono approfondire.
Cosa trovi su INFOLearn:
- Formazione base sulla navigazione del gestionale
- Moduli sulla contabilità e amministrazione
- Guide all’inserimento dei documenti di acquisto e vendita
- Approfondimenti sulle funzionalità avanzate
- Contenuti aggiornati regolarmente con le nuove release
Ogni dipendente può seguire i moduli in momenti diversi della giornata, dalla propria postazione in ufficio o da casa. E se un passaggio non è chiaro, basta riguardare il modulo con le proprie credenziali.
Domande frequenti
Quanto tempo serve per formare i dipendenti su un nuovo gestionale?
Dipende dalla complessità del software e dal numero di utenti. Per una PMI con 10-20 utenti, la formazione richiede tipicamente 2-3 settimane. Per aziende più strutturate con processi complessi, si può arrivare a 4-8 settimane. La formazione dei key user richiede 8-40 ore a persona, a seconda del ruolo.
Chi deve essere formato per primo nel cambio ERP?
I key user devono essere formati per primi, idealmente 2-4 settimane prima del go-live. Sono le figure che utilizzeranno maggiormente il sistema e che diventeranno il punto di riferimento per i colleghi. Solo dopo la formazione dei key user si procede con il training del resto del team.
È meglio la formazione in aula o online per un nuovo gestionale?
La soluzione più efficace è un mix: sessioni live (in presenza o webinar) per l’apprendimento iniziale e l’interazione con il docente, integrate da moduli e-learning per approfondimenti e ripasso. L’affiancamento on-the-job nelle prime settimane operative completa il percorso.
Cosa succede se un dipendente non impara a usare il nuovo software?
Prima di tutto, è importante capire le cause: mancanza di tempo per la formazione? Resistenza al cambiamento? Difficoltà con la tecnologia? A seconda della causa, le soluzioni possono includere sessioni di recupero individuali, affiancamento con un collega esperto, o accesso a materiali formativi aggiuntivi. Il supporto post go-live serve anche a questo.
Serve formazione anche dopo il go-live?
Assolutamente sì. Nei primi mesi emergono situazioni non coperte dalla formazione iniziale, e il software può ricevere aggiornamenti con nuove funzionalità. È importante prevedere sessioni di refresh periodiche, accesso a una knowledge base aggiornata (come INFOLearn) e un canale di supporto per le domande quotidiane.
Come si accede a INFOLearn?
Per ottenere i dati di accesso alla piattaforma è semplicissimo: basta registrarsi direttamente da Radix o ERGO ME. I corsi sono dedicati ai clienti Infominds e vengono costantemente aggiornati in base alle funzionalità più utilizzate del software.
