Nicht jede Software passt zu jedem Unternehmen
Oft wird die Entscheidung aus rein technischen oder preislichen Gründen getroffen – ohne die tatsächlichen Anforderungen der Branche, Prozesse oder das Unternehmenswachstum ausreichend zu berücksichtigen.
Bevor man sich für eine Software entscheidet, sollte man sich Gedanken machen, wie im eigenen Unternehmen gearbeitet wird und dann eine Software wählen, die genau diese Anforderungen abbilden kann. Ganz wichtig: sich die Software in einer detaillierten Live-Demonstration zeigen lassen. Hier sollten echte Anwendungsfälle durchgespielt und konkrete Fragen gestellt und beantwortet werden. So erkennt man schnell, ob die Software wirklich passt – oder ob man sich später über fehlende Funktionen oder komplizierte Abläufe ärgern wird.
Bei der Auswahl der neuen Software ist es relevant, Mitarbeitende frühzeitig in den Veränderungsprozess einzubinden. Wird die neue Software „von oben verordnet“ wahrgenommen, ist die Folge: geringe Akzeptanz, niedrige Nutzungsrate, ineffiziente Prozesse. Nutzen Sie die wertvollen Erfahrungen der Belegschaft.
Wie viel Zeit sollte man einplanen?
Das hängt in erster Linie von der Größe des Unternehmens und von der Komplexität der Unternehmensprozesse ab. Vermeiden sollte man auf jeden Fall, den tatsächlichen Aufwand zu unterschätzen – sowohl zeitlich als auch finanziell. Das führt häufig zu Verzögerungen, Budgetüberschreitungen oder dem Verzicht auf wichtige Funktionen.
Planen Sie realistisch. Dazu gehört: Puffer einkalkulieren, Meilensteine setzen und genug Leute aus dem Unternehmen ins Projekt einbinden. Auch die Kosten sollten nicht nur für die Software selbst gerechnet werden, sondern auch für Schulung und individuelle Anpassungen.
Apropos Schulungen:
Wie eng sollte man die Mitarbeitenden einbinden?
Wenn Schulungen fehlen oder nur oberflächlich durchgeführt werden, passieren Fehler oder Mitarbeitende arbeiten umständlich weiter wie vorher. Schulungen sind also kein „Nice-to-have“, sondern ein erfolgskritischer Faktor. Wichtig ist auch: Es sollte regelmäßig die Möglichkeit geben, Fragen zu stellen oder sich weiterzubilden.
Die neue Software ist implementiert. Das war’s, oder?
Die Software läuft – aber das heißt noch lange nicht, dass alles perfekt ist. Oft gibt es nach dem Start Probleme oder neue Wünsche, die nicht bearbeitet werden – mit dem Risiko, dass das System nicht effizient genutzt wird.
Sehen Sie den Go-Live nicht als Endpunkt, sondern als Beginn der eigentlichen Nutzung. Man sollte nach dem Start eine Phase einplanen, in der aktiv nachgebessert wird: regelmäßige Reviews, Fehlerbehebung, Optimierungen. Wichtig ist: Die Mitarbeitenden brauchen Ansprechpartner, die bei Problemen schnell helfen können – und regelmäßige Verbesserungen oder Weiterentwicklungen der Software sollten Teil des Plans sein.
