I 4 problemi principali del service management

Sappiamo che:

• Pianificazione casuale degli interventi di assistenza
• Gestione incasinata e poco trasparente dei contratti
• Zero integrazione tra i reparti
• Impossibilità di controllo e consuntivazione degli interventi

Sono solo alcuni dei problemi con cui la maggior parte delle aziende del service management devono scontrarsi quotidianamente. Problemi che abbiamo affrontato e risolto con il nostro software Radix, pensato specificamente per le aziende che si occupano di manutenzione, assistenza tecnica e noleggio di macchinari.

Che tu gestisca carrelli elevatori, gru, impianti di refrigerazione, imbarcazioni, sistemi antincendio o noleggio attrezzature, i problemi sono sempre gli stessi:

1. Pianificazione casuale degli interventi

Chi riceve le chiamate spesso non ha visibilità sui tecnici disponibili, sulle loro ubicazioni o sui carichi di lavoro. La pianificazione avviene manualmente, con perdite di tempo e inefficienze nei percorsi. Manca una visione d’insieme che permetta di ottimizzare gli spostamenti e rispettare gli SLA contrattuali.

2. Gestione incasinata dei contratti

Contratti di manutenzione, noleggi, canoni mensili, clausole di rinnovo automatico, aumenti periodici: ogni cliente ha condizioni diverse. Gestire manualmente questa complessità porta a errori di fatturazione, manutenzioni dimenticate e perdita di marginalità.

3. Zero integrazione tra reparti

L’amministrazione usa un software, i tecnici un altro, i contratti sono su Excel. Il risultato? Dati duplicati, informazioni perse, impossibilità di avere una visione unica del cliente e delle sue macchine.

4. Impossibilità di controllo

Quanto tempo ha impiegato il tecnico? L’intervento era coperto da contratto? Quella macchina è in garanzia? Quante ore ha lavorato in totale questo mese? Senza un sistema integrato, rispondere a queste domande diventa un’impresa.

Come Radix risolve questi problemi

Radix è una soluzione completa per il service management che integra gestione dei contratti e dei noleggi, ticketing, pianificazione interventi, magazzino e contabilità. Con 86 moduli componibili e oltre 180 combinazioni di contratto, copre ogni casistica operativa.

Gestione delle chiamate e ticketing

Le chiamate possono arrivare in diversi modi:

• Telefono: apertura rapida con riconoscimento automatico cliente tramite integrazione TAPI
• Email: trascinamento della mail in Radix con compilazione automatica dei dati
• Monitoraggio remoto: integrazione con sistemi IoT che aprono ticket automaticamente in caso di anomalie
• Portale clienti: i clienti possono aprire richieste di assistenza autonomamente

Ogni ticket viene classificato per priorità, tipologia di intervento e cliente, con gestione degli SLA contrattuali e sistema di escalation automatico.

Pianificazione intelligente degli interventi

La pianificazione può avvenire in due modi:

• Integrazione Outlook: sincronizzazione bidirezionale con i calendari dei tecnici
• Pianificazione visuale in Radix: drag & drop degli interventi sui tecnici, con vista settimanale/mensile

Una mappa in tempo reale mostra la posizione dei tecnici e gli interventi assegnati, permettendo di ottimizzare i percorsi e assegnare nuove chiamate urgenti al tecnico più vicino.

App mobile per tecnici

L’app mobile per i tecnici permette di:

• Visualizzare gli interventi pianificati con priorità e dettagli cliente
• Avviare il tempo di viaggio (automaticamente ripartito sui clienti visitati)
• Accedere a manuali di riparazione, PDF tecnici e video tutorial collegati alla macchina
• Registrare tempi di lavoro, pezzi di ricambio utilizzati e note tecniche
• Leggere codici a barre dei ricambi per scarico automatico dal furgone (deposito mobile)
• Far firmare il rapportino digitale al cliente e inviarlo via email
• Auto-assegnarsi manutenzioni programmate visibili in pianificazione

Il sistema registra automaticamente i contatori delle macchine (ore di lavoro, chilometri, cicli) per gestire noleggi e manutenzioni programmate.

Gestione matricole e numero di serie

Ogni macchina ha una scheda completa con:

• Numero di serie produttore e numero progressivo interno
• Cliente, destinazione e ubicazione (magazzino, sede cliente specifica)
• Dati garanzia (produttore e verso cliente)
• Storico completo: tutti i ticket, ricambi montati, accessori, contratti di noleggio
• Manutenzioni programmate con apertura automatica ticket 30 giorni prima della scadenza
• Statistiche di redditività: quanto ha fatturato quella macchina, quanto è costata in manutenzione

Contratti flessibili e automazioni

Radix gestisce ogni tipo di contratto:

• Contratti singoli: una macchina, un cliente
• Contratti pool: più macchine con stessa scadenza
• Contratti cumulativi: più macchine con scadenze diverse

Le funzionalità includono:

• Rinnovo automatico o con preavviso configurabile
• Aumenti di prezzo programmati (fissi, percentuali o da listino)
• Manutenzioni programmate automatiche (ogni X mesi o ogni Y ore di contatore)
• Regole per fatturazione: cosa è incluso, cosa va fatturato a parte
• Classificazione interventi: ordinari, straordinari, diritti di chiamata
• Gestione SLA con alert automatici in caso di ritardi

Il sistema distingue automaticamente gli interventi in contratto da quelli da fatturare, eliminando errori e perdite di fatturato.

Controllo e business intelligence

Il modulo di business intelligence fornisce:

• KPI dashboard: ticket scaduti, contratti in scadenza, interventi da pianificare, attività per tecnico
• Statistiche per macchina: tempo di risposta, downtime, costo manutenzioni vs. ricavi
• Statistiche per contratto: marginalità, ore consumate vs. previste, trend nel tempo
• Giochi attivi: alert automatici via email su condizioni personalizzate (es. “ticket non chiuso da 7 giorni”)

Ogni griglia è personalizzabile con colonne aggiuntive ed esportabile in Excel per analisi approfondite.

Portale clienti self-service

Il portale clienti permette ai tuoi clienti di:

• Visualizzare lo stato dei propri ticket (in pianificazione, in lavorazione, chiusi)
• Aprire nuove richieste di assistenza con foto e allegati
• Consultare il parco macchine con manuali e brochure scaricabili
• Vedere statistiche degli interventi per periodo
• Ordinare ricambi e consumabili direttamente per le proprie macchine
• Controllare fatture emesse e stato pagamenti

Questo riduce drasticamente le chiamate per informazioni e aumenta il livello di servizio percepito.

Integrazione completa

Tutto in Radix è integrato:

• I ticket chiusi generano automaticamente documenti di vendita (DDT, fatture)
• I ricambi usati vengono scaricati dal magazzino (centrale o furgoni)
• I tempi di lavoro alimentano il controllo di gestione
• La contabilità riceve tutto già registrato e classificato
• Le manutenzioni programmate si collegano ai contratti e ai contatori

Una singola banca dati elimina duplicazioni, errori e perdite di informazioni.

I vantaggi concreti

Con un’organizzazione efficiente basata su Radix:

• Risparmiate tempo: niente più email da inseguire, fogli Excel da aggiornare, telefonate per sapere dove sono i tecnici
• Riducete gli errori: fatturazione automatica in base ai contratti, impossibile dimenticare manutenzioni o interventi da fatturare
• Guadagnate di più: migliore saturazione dei tecnici, ottimizzazione percorsi, nessun intervento perso, aumento prezzi automatizzato
• Migliorate la comunicazione: clienti aggiornati in tempo reale, portale self-service, rapportini digitali firmati sul posto

Per quali settori

Radix è utilizzato con successo in diversi settori del service management:

• Carrelli elevatori e movimentazione
• Gru e piattaforme aeree
• Impianti di refrigerazione e climatizzazione
• Imbarcazioni e nautica
• Sistemi antincendio e sicurezza
• Noleggio attrezzature e macchinari
• IT e assistenza informatica
• Impianti industriali e manutenzione

Vuoi vedere come Radix può risolvere i problemi della tua azienda? Contattaci per una demo personalizzata sul tuo settore.