Perché il cambiamento spaventa
Il cambiamento è un fenomeno non solo tecnico, ma anche sociale che, se non gestito correttamente, può rappresentare una fonte di rischio per il successo di un progetto di implementazione di qualsiasi sistema informatico.
In Infominds conosciamo bene questo fenomeno avendo affrontato centinaia di progetti di cambio ERP o altre soluzioni software in aziende più o meno grandi. Lasciare il sentiero conosciuto (per quanto scomodo sia) non è mai facile. Allo stesso modo, cambiare il sistema ERP in azienda, provoca inizialmente lo stesso disagio. Il cambiamento spaventa sempre, ma se gestito correttamente è anche un fortissimo incentivo motivazionale che instaura e accresce i legami in azienda.
Differenza tra ERP e gestionale
La differenza principale tra ERP (Enterprise Resource Planning) e software gestionale sta nell'ampiezza delle funzionalità e nella scalabilità.
![scegliere tra ERP e gestionale: le differenze](https://static.wixstatic.com/media/be3505_d61406dcf31945c08e7f80335b731c29~mv2.jpg/v1/fill/w_980,h_653,al_c,q_85,usm_0.66_1.00_0.01,enc_avif,quality_auto/be3505_d61406dcf31945c08e7f80335b731c29~mv2.jpg)
Cos'è un software gestionale
Un software gestionale è un programma pensato per gestire specifiche attività aziendali, come la contabilità e la fatturazione, oppure il magazzino, le vendite e gli acquisti o solo le risorse umane. Di solito, un gestionale è progettato per piccole e medie imprese (PMI) che hanno esigenze limitate e non necessitano di un’integrazione complessa tra diversi reparti.
Cos'è un ERP (Enterprise Resource Planning)
Un ERP è un sistema più complesso che integra tutti i processi aziendali in un’unica piattaforma, permettendo la comunicazione tra diversi dipartimenti. Alcune funzionalità tipiche di un ERP includono le stesse funzioni di un gestionale (la contabilità, per esempio). Gli ERP sono pensati chi vuole una gestione centralizzata e scalabile, oltre ad essere la soluzione preferita da aziende medio-grandi.
Un ERP integra anche la gestione magazzino e logistica, il CRM (Customer Relationship Management), i cicli di produzione e supply chain e le risorse umane. Inoltre, un ERP offre un sistema di analisi e reportistica avanzata (Business Intelligence) che consente di prendere decisioni basate su dati concreti anziché su intuizioni, grazie ai dati aggiornati in tempo reale che offrono una visione completa dell’andamento aziendale.
Principali differenze in sintesi:
Caratteristica | Software Gestionale | ERP |
Scopo | Gestisce singole funzioni aziendali | Integra tutti i processi aziendali |
Modularità | Limitata | Altamente modulare |
Scalabilità | Bassa | Elevata |
Integrazione | Isolata | Completa tra i reparti |
In pratica, un software gestionale è una soluzione più semplice e specifica, mentre un ERP è una piattaforma completa per la gestione aziendale su larga scala che ottimizza i processi e fornisce un'analisi predittiva per pianificare strategie future.
Affrontare il Cambiamento: Aspetti Tecnici e Sociali
Il cambiamento di un sistema gestionale o ERP può creare difficoltà in azienda per diversi motivi, sia tecnici che organizzativi. I problemi da superare durante il cambio del software gestionale erp sono legati alla resistenza al cambiamento, alla complessità della migrazione dei dati e ai tempi dell'implementazione, oltre ai costi che però si ammortizzano facilmente.
Immaginiamo di trovarci alla guida di un'azienda e di aver compreso che il cambiamento del software ERP non è più rimandabile. La competitività sul mercato dipende sempre più dall’efficienza operativa, e il sistema attuale non è più all’altezza delle esigenze aziendali.
Le ragioni per cambiare gestionale possono essere molteplici: i processi interni necessitano di una profonda revisione; l’azienda si è espansa con nuovi rami di business che il vecchio ERP non riesce a supportare; oppure la mobilità è diventata un fattore chiave, e serve una soluzione che permetta di gestire le operazioni anche fuori sede, in modo agile e integrato.
![cambiamento di un sistema gestionale o ERP può creare difficoltà in azienda](https://static.wixstatic.com/media/be3505_632fe25644a5462a981cb823e8107c79~mv2.jpg/v1/fill/w_980,h_794,al_c,q_85,usm_0.66_1.00_0.01,enc_avif,quality_auto/be3505_632fe25644a5462a981cb823e8107c79~mv2.jpg)
Individuare il software giusto è solo il primo passo. Ora bisogna selezionare il fornitore ideale e, soprattutto, coinvolgere il team aziendale che guiderà l’implementazione del nuovo sistema, assicurandosi che il cambiamento sia un successo.
Il cambiamento di un sistema gestionale o ERP può generare situazioni complesse, mettendo a dura prova l’equilibrio aziendale. In contesti particolarmente strutturati e articolati, il rischio di insuccesso è concreto, soprattutto se il processo non viene gestito con attenzione.
La prima reazione al cambiamento è spesso di resistenza. Quante volte abbiamo sentito frasi come: “Non ho tempo per occuparmene, chiedi a qualcun altro”, “Non credo sia utile”, o addirittura “Non ne abbiamo bisogno”? Sono risposte istintive, tipiche della fase iniziale di adattamento, che possono rallentare o compromettere l’intero progetto.
Per superare questi ostacoli, è fondamentale coinvolgere attivamente il team sin dall’inizio, trasformando la resistenza in partecipazione e assicurando che ogni risorsa aziendale si senta parte del cambiamento.
Coinvolgere il Team per il Successo del Progetto ERP
Per evitare il rischio di un progetto fallimentare, è essenziale costruire un terreno solido basato sulla condivisione di metodi e obiettivi. Il team deve comprendere non solo cosa sta cambiando, ma soprattutto perché e come questo cambiamento porterà benefici all’azienda e al loro lavoro quotidiano.
Prendetevi il tempo di spiegare le motivazioni dietro l’adozione del nuovo ERP, gli obiettivi che intendete raggiungere e il percorso per arrivarci. Coinvolgete i vostri collaboratori fin dall’inizio, ascoltate le loro opinioni e incoraggiateli a condividere suggerimenti: renderli parte attiva del progetto li trasformerà da semplici esecutori in veri alleati del cambiamento.
Non è necessario dilungarsi per mesi o perdersi in riunioni interminabili. Un coinvolgimento chiaro e strutturato nelle fasi iniziali eviterà incomprensioni e resistenze future, riducendo il rischio di discussioni accese o rallentamenti in corso d’opera.
Anticipare e Gestire l'Impatto sulle Abitudini Aziendali
Per garantire il successo del progetto, è fondamentale partire da una chiara definizione dei ruoli e delle competenze di tutte le persone coinvolte, sia interne che esterne all’azienda. La formazione di un team di lavoro ben strutturato è cruciale e deve includere figure con funzioni e competenze diversificate, coordinate da un capo progetto, che nelle PMI spesso coincide con il titolare o un manager aziendale.
Questo team non deve essere composto solo dai responsabili di funzione, che avranno un ruolo più strategico e progettuale, ma anche da rappresentanti degli utenti finali del nuovo sistema. La loro partecipazione è essenziale per testare l’efficacia e l’efficienza della soluzione, facilitandone l’adozione e favorendo un passaggio fluido tra vecchie e nuove abitudini operative. Un coinvolgimento attivo fin dall’inizio aiuterà a ridurre resistenze e a trasformare il cambiamento in un’opportunità condivisa.
Identificare i Bisogni e Condividere le Metodologie
Affrontare un progetto ERP significa gestire due dimensioni fondamentali: una tecnica e una sociale.
Dal punto di vista tecnico, è necessario analizzare i processi aziendali per stabilire cosa mantenere, cosa ottimizzare e cosa eliminare. L’obiettivo è migliorare l’efficienza operativa senza stravolgere inutilmente il flusso di lavoro.
Dal punto di vista sociale, invece, il cambiamento incide sul modo in cui i collaboratori interagiscono tra loro e con l’organizzazione. Un nuovo ERP modifica strumenti e processi, ma anche dinamiche lavorative consolidate, e senza una gestione attenta può generare resistenze.
Per affrontare con successo questa transizione, è utile seguire alcuni step chiave:
Identificare i fabbisogni a breve e medio termine → Quali problemi vanno risolti subito? Quali miglioramenti si vogliono ottenere nel tempo?
Definire le aspettative del progetto → Quali sono gli obiettivi concreti e misurabili?
Condividere le metodologie di lavoro → Assicurarsi che tutti i membri del team siano allineati sui processi da seguire.
Individuare le possibili soluzioni → Analizzare alternative per adottare l’approccio più efficace.
Comunicare in modo chiaro con i collaboratori → Creare consapevolezza sul cambiamento e sulle sue implicazioni.
Valorizzare la condivisione delle conoscenze → Sfruttare le competenze del team per ottimizzare l’adozione del nuovo sistema.
Seguire questi passaggi consente di costruire una solida base per il progetto ERP, chiarendo gli obiettivi e facilitandone la diffusione all’interno dell’azienda attraverso risultati tangibili.
In questo video, due casi studio a confronto con consigli pratici per affrontare il cambio ERP.
Gestire l’Impatto sulle Abitudini Aziendali
Ogni azienda, indipendentemente dalle dimensioni, è caratterizzata da abitudini consolidate. Alcune favoriscono l’efficienza, altre rappresentano un ostacolo al cambiamento.
L’implementazione di un nuovo ERP può interrompere o trasformare queste routine, generando talvolta malcontento tra i collaboratori.
Per evitare resistenze, è cruciale anticipare l’impatto del cambiamento, identificando le abitudini che verranno modificate e preparando adeguatamente il team. Comunicare in anticipo i benefici del nuovo sistema aiuta a ridurre le incertezze e a favorire una transizione più fluida, trasformando un potenziale ostacolo in un'opportunità di crescita per l’intera azienda.
Usare il Cambiamento come Leva di Crescita
In sintesi, il cambiamento può rappresentare un ostacolo per un progetto informatico, ma se gestito correttamente, diventa una leva strategica per la crescita aziendale. Oltre a migliorare i processi e aumentare la i margini di profitto, il cambio del gestionale ERP può rafforzare la collaborazione interna e consolidare il senso di appartenenza al team.
La chiave del successo è il coinvolgimento: rendere partecipi i collaboratori nelle decisioni e comunicare con trasparenza i benefici del nuovo sistema. Un’azienda che sa affrontare il cambiamento con una visione condivisa non solo evolve tecnologicamente, ma si rafforza come un’unica entità, più coesa e pronta per il futuro.