Die gute alte Baustellenmappe im digitalen Zeitalter
Was ist eine digitale Bauakte?
Lang ist's her, dass man bei Firmen des Bau- und Baunebengewerbes die typischen farbigen Baustellenmappen bzw. Ordner sah, in denen alle Unterlagen zur Baustelle fein säuberlich abgelegt wurden. Mit diesem einfachen System waren alle am Bau beteiligten Mitarbeiter in der Lage, sich in kürzester Zeit einen Überblick zu schaffen und bei Bedarf die benötigten Unterlagen zu finden. Klingt altmodisch? Doch wie werden heute, im Zeitalter der Mobilität und Digitalisierung Baustellendokumente gehandhabt?
Inhalt und Aufbau der digitalen Baustellenmappe
Je nach Art der Tätigkeit und Größe einer Baustelle, entstehen im Laufe der Zeit hunderte, oft sogar tausende von Dokumenten, die später wieder benötigt werden. Immer seltener auf Papier, häufig digital, oft verpackt in Mail-Nachrichten, bereitet nicht nur die Anzahl der Dokumente Probleme, sondern auch die Häufigkeit, wie diese verändert werden. Das händische Speichern auf dem internen Server oder in der Cloud ist nur sehr schwer sicherzustellen, denn viele Dokumente bleiben in persönlichen Mailkonten oder Fotogalerien der mobilen Endgeräte.
Funktionsweise der digitalen Bauakte
INFOMINDS entwickelt seit vielen Jahren praktikable Lösungen für bekannte Probleme im Bauwesen. Mit der digitalen Bauakte der Software ERGO wurden die Vorteile der altbewährten Baustellenmappe ins digitale Zeitalter übertragen.
Anwender sind jetzt in der Lage, alle baustellenspezifischen Dokumente wie
Pläne,
Fotos,
Verträge,
Rechnungen
Digitalen Schriftverkehr (Mails) in der Bauakte auf einfachste Art und Weise zu speichern und wiederzu finden - im Büro, in der Werkstatt und auf der Baustelle.
Sobald eine neue Baustelle angelegt wird, werden die vordefinierten Unterordner automatisch angelegt z.B. für Fotos, Pläne, Verträge, Abrechnung etc. Mit einfachem Drag & Drop können beliebige Dokumente in die entsprechenden Ordner gezogen werden. Die beliebten Post-Its oder Registerblätter werden durch Schlagworte und Kommentare ersetzt, sodass wichtige Informationen nicht verloren gehen. Das Suchen von Dokumenten ist einfach: Genauso wie im klassischen Ordner, kann man Dokumente durchblättern oder mit Hilfe von Schlagworten oder Kommentaren suchen.
Mobile Nutzung mit der Bauakte-App
Für die mobile Nutzung steht die APP Mobile Doc zur Verfügung, mit deren Hilfe Dokumente nicht nur angeschaut, sondern auch neue hinzugefügt werden können, was vor allem bei Fotos sehr nützlich ist.
Wer neben der Bauakte auch noch andere Funktionen der Software ERGO wie z.B. die Angebotserstellung, Abrechnung, Eingangsrechnungskontrolle oder Fakturierung nutzt, findet viele Dokumente automatisch auf der richtigen Baustelle wieder. Ein einfaches Beispiel: Wenn eine Rechnung erstellt und versendet wird, wird diese automatisch auch als PDF in der Baustellenakte abgelegt, das selbe gilt auch für Eingangsrechnungen, sobald sie für die Rechnungskontrolle oder Buchhaltung verwendet werden.
Vorteile der digitalen Bauakte-Software
Die Vorteile der digitalen Bauakte im Vergleich zur Serverlösung sind:
Für jede neue Baustelle wird automatisch eine einheitliche Ordnerstruktur angelegt z.B. Fotos, Pläne, Verträge, Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Maßbücher etc.
Gemeinsam mit Dokumenten können auch Schlagworte und Kommentare gespeichert werden, die bei der Interpretation und Suche entscheidend helfen
Mail-Nachrichten werden nicht nur als Datei (.msg) angezeigt, sondern samt konkreten Inhalt und aller Anlagen
Fotos können entweder direkt mit der APP erstellt oder von der Fotogalerie hochgeladen werden und stehen damit sofort auf der richtigen Baustelle zur Verfügung
Wenn neben der Bauakte auch noch andere Funktionen der Software ERGO verwendet werden, dann werden viele Baustellendokumente wie Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Ein- und Ausgangsrechnungen, Maßbücher und Baufortschritte uvm. automatisch in der Bauakte abgelegt.
Hier das Video des Webinars vom 6. Juli 2023:
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