Cos’è il DMS di Infominds?
Il DMS (Document Management System) è il nostro software dedicato alla gestione e all’archiviazione dei documenti digitali in cloud. È quella soluzione che vi permette di organizzare, gestire e ricercare i vostri documenti fiscali velocemente e online. Ma sempre garantendone sicurezza e privacy, grazie anche alla partnership con Namirial.
Il software ERP è già in grado di togliere tanta carta nella società. L´ufficio senza carta non è solo utile per l’azienda, ma aiuta anche l’ambiente. Si risparmia tempo, spazio, soldi e tanti nervi. Prova a rinunciare dal prossimo anno la stampa di tutti documenti fiscali. T'interessa? Allora abbiamo la soluzione.
Perché è necessario introdurre un software per la gestione dei documenti?
In Italia sono già presenti numerose normative che obbligano le aziende alla gestione elettronica dei documenti e alla loro conservazione digitale. Un esempio su tutti è la fattura elettronica. Ma la tendenza è quella di voler introdurre sempre nuove normative di questa specie, con l’obiettivo di snellire la burocrazia aziendale (gestione dei registri contabili, documenti fiscali, contratti. Solo per fare qualche esempio).
Adottare ora un sistema di gestione documentale digitale completo significa prepararsi al futuro. Significa adeguarsi già da oggi ai tempi che cambiano e all’introduzione di nuove normative di gestione digitale dei documenti. Significa garantirsi un vantaggio competitivo per i prossimi anni.
Semplice, intuitivo e accessibile ovunque
Basta con visite in archivi e cantine buie. Basta cercare ogni anno i documenti da buttare via. Con la soluzione dell’ufficio senza carta può investire il tempo nell’azienda e i collaboratori. Ai suoi documenti ci pensa la Cloud!
I vantaggi a colpo d'occhio
Sicurezza
La sicurezza ha la massima priorità. Quindi lavoriamo insieme a Namirial, il nostro partner nella fattura elettronica.
Accesso anche senza software
Per accedere a documenti, non devi essere un utente RADIX/ERGO. Si può accedere al portale da un Web browser con l’utente assegnato.
Trovare, non solo cercare
Grazie a parole chiave che vengono assegnate dal portale in automatico. Ricerca Full-text in diversi tipi di documenti (PDF, Word, Excel…).
La struttura di cartelle predefinita garantisce di trovare velocemente documenti.
Accesso ovunque
L’accesso al portale e possibile da ovunque. Basta uno Smartphone, Tablet o Notebook con accesso a Internet.
Risparmio delle risorse
Risparmia i costi dell’acquisto di materiali e usa lo spazio in modo diverso. Il tempo è prezioso. Usa il tempo che hai a disposizione per progetti più importanti.
Assegnazione permessi
Con l’assegnazione dei permessi, decidi tu chi ha accesso al portale. Si possono assegnare i permessi per le singole cartelle e documenti ai diversi utenti.
Sostenere l’ambiente senza impegno
La digitalizzazione e l’ufficio senza carta contribuiscono senza grande impegno a sostenere notevolmente l’ambiente. La cosa bella è che non contribuisce solo alla fine dell’anno fiscale, ma giorno per giorno.
Come si ripercuote la sua decisione:
Una società di media dimensione usa all’incirca 9000 fogli DIN A4, che per legge vengono conservati per dieci anni. Al momento questi vengono ancora stampati su carta.
Con la soluzione digitale solo il prossimo anno risparmia già:
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134,5 kg. meno legno
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2344 l meno acqua
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481,5 kWh meno energia
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47,6 kg CO2
I dati si basano su una visione globale dell'intero processo di produzione della carta per ufficio a partire da fibre vergini al 100% (studio tedesco (IFEU Institut 2006).
Contenuto del pacchetto
Dopo l’investimento non si deve preoccupare di niente
Nell’archiviazione si possono mette documenti non fiscali. Questi possono essere visualizzati e elaborati. Si tratta di diversi tipi di documenti come per esempio contratti, E-Mail e tanti altri.
Nella conservazione vengono salvati tutti documenti fiscali che per legge devono essere mantenuti per dieci anni. Dopo la firma digitale automatica, i documenti vengono conservati come previsto dalla legge.
Archiviazione
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1 Gigabyte di memoria
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Tipi di documenti predefiniti
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Elaborazione di documenti
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Memoria sicura
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Ricerca semplice/ filtri
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Drag & Drop
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Assegnazione di permessi
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Accessibile da ovunque
Conservazione
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100 Megabyte di memoria
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Documenti fiscali
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10 anni di conservazione
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Memoria sicura
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Ricerca semplice/ filtri
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Passaggio automatico da RADIX
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Firma digitale
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Assegnazione di permessi
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Accessibile da ovunque
Quali documenti possono essere memorizzati?
Oltre all'obbligo legale di archiviazione delle fatture elettroniche e dei documenti fiscali, in questa sezione sono elencati gli altri documenti che possono essere archiviati digitalmente in conformità alla legge:
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Libro giornale
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Libro degli inventari
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Scritture ausiliarie (patrimoniali, reddituali e di magazzino)
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Registro beni ammortizzabili
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Registri utili ai fini IVA
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Dichiarazioni fiscali (es. dichiarazione dei redditi)
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F23 und F24
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Bilanci d'esercizio
*1 Gigabyte di memoria per l’archiviazione basta per una grande quantità di documenti. L’esatta quantità varia dalla dimensione del documento. Quando la memora è piena viene automaticamente attivato un alto GB. Il nuovo anno fiscale riparte sempre con 1 GB.
*100 Megabyte di memoria per la conservazione bastano per una società di media grandezza. Se questa memoria venisse superata, in automatico viene attivato un pacchetto di altri 100 MB. L´anno fiscale riparte sempre con 100 MB.
Non sei ancora del tutto convinto?
Date un'occhiata alla registrazione della web demo, dove il nostro adetto alle vendite Alexander Risaliti presenta alcuni fatti interessanti e interessanti approfondimenti sull'argomento.
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