UNSER WHISTLEBLOWING-SYSTEM

Bei INFOMINDS S.p.A. sind wir davon überzeugt, dass alle unsere Stakeholder auf eine zuverlässige, ethische und transparente Organisation zählen können. Aus diesem Grund haben wir einen Meldekanal eingerichtet, um die Möglichkeit zu bieten, etwaige Unregelmäßigkeiten zu melden, die dem Unternehmen oder Dritten Schaden oder Nachteile zufügen könnten.

Wir haben zudem die ACS Data Systems S.p.A. mit der Verwaltung der Meldungen beauftragt. Dieses Unternehmen hat eine eigene Stelle (das Whistleblowing-Büro) benannt, die aus zwei Personen besteht und die Meldungen mit größter Diskretion und Vertraulichkeit bearbeitet, um die Hinweisgeber vor jeglichen Risiken von Repressalien oder Diskriminierung im Arbeitsumfeld zu schützen.

Die erhobenen personenbezogenen Daten werden dabei unter vollständiger Einhaltung der EU-Verordnung 2016/679 (DSGVO) und des italienischen Datenschutzgesetzes verarbeitet.

WER KANN EINE MELDUNG MACHEN?

Meldungen können von Mitarbeiter:innen, Mitarbeitenden in freier Mitarbeit, Freiwilligen, Praktikant:innen, Selbstständigen sowie Mitgliedern von Gesellschaftsorganen abgegeben werden, sofern sie – auch indirekt – Zeugen einer von der Gesellschaft oder einem ihrer Mitarbeitenden begangenen rechtswidrigen Handlung oder Unregelmäßigkeit wurden.

Auch externe Personen (z. B. Lieferanten), die im Rahmen ihres beruflichen Umfelds Kenntnis von meldepflichtigen Informationen erlangt haben, können eine Meldung abgeben.

Informationen über Verstöße können auch während des Auswahlverfahrens oder in anderen vorvertraglichen Phasen erlangt werden. Meldungen können auch nach Beendigung des Rechtsverhältnisses eingereicht werden, sofern die Informationen vor dessen Beendigung erlangt wurden.

WIE KANN EINE MELDUNG ABGEGEBEN WERDEN?

Meldungen können schriftlich (auch anonym) oder mündlich über die direkt von dieser Website der INFOMINDS S.p.A. zugängliche Plattform übermittelt werden:

Whistleblowing (ecosagile.com)

Der Hinweisgeber kann zudem ein persönliches Gespräch mit den Mitgliedern des Whistleblowing-Büros beantragen, indem er dies über die Plattform oder telefonisch unter der Nummer 045 820 2400 mitteilt.

Es wird empfohlen, möglichst viele Informationen zum Sachverhalt bereitzustellen (ggf. nach den Vorgaben der Plattform) und die zu meldenden Fakten so detailliert wie möglich zu beschreiben.

Der Hinweisgeber kann auch weitere Personen benennen, die zum Vorfall aussagen können, sowie unterstützende Dateien oder Dokumente beifügen.

WELCHES VERHALTEN KANN GEMELDET WERDEN?

Es können alle Verhaltensweisen, Handlungen oder Unterlassungen gemeldet werden, die das öffentliche Interesse oder die Integrität der Gesellschaft beeinträchtigen und die gegen europäische Vorschriften verstoßen, insbesondere:

Verstöße, die in den Anwendungsbereich der in der Anlage zum italienischen Gesetzesdekret 24/2023 genannten EU- oder nationalen Rechtsakte fallen oder von nationalen Rechtsakten, die die in der Anlage zur EU-Richtlinie 2019/1937 genannten EU-Rechtsakte umsetzen (auch wenn sie nicht in der genannten Anlage des Dekrets enthalten sind), und die folgende Bereiche betreffen: öffentliche Aufträge, Finanzdienstleistungen, -produkte und -märkte sowie Prävention von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, Produktsicherheit und -konformität, Verkehrssicherheit, Umweltschutz, Strahlenschutz und nukleare Sicherheit, Lebens- und Futtermittelsicherheit und Tiergesundheit und -wohl, Gesundheitsschutz, Verbraucherschutz, Datenschutz und Schutz der Privatsphäre sowie Sicherheit von Netzen und Informationssystemen;

Handlungen oder Unterlassungen, die die finanziellen Interessen der EU im Sinne von Artikel 325 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union, wie in den einschlägigen abgeleiteten EU-Rechtsakten näher bestimmt, beeinträchtigen;

Handlungen oder Unterlassungen im Zusammenhang mit dem Binnenmarkt gemäß Artikel 26 Absatz 2 des Vertrags über die Arbeitsweise der EU (z. B. Verstöße gegen das Wettbewerbsrecht oder staatliche Beihilfen);

Handlungen oder Verhaltensweisen, die den Zweck oder die Zielsetzung der in den oben genannten Bereichen genannten EU-Rechtsakte unterlaufen.

WAS PASSIERT NACH EINER MELDUNG?

Alle Meldungen werden vom Whistleblowing-Büro bearbeitet, das dem Hinweisgeber innerhalb von 7 Tagen eine Eingangsbestätigung zukommen lässt.

Zunächst wird geprüft, ob die Meldung begründet ist und ob sie sich auf meldefähige Verstöße bezieht.

Das Whistleblowing-Büro kann den Hinweisgeber über den verwendeten Meldekanal kontaktieren, um weitere Informationen oder Ergänzungen anzufordern.

Nach der Prüfung und Durchführung der erforderlichen Ermittlungen wird der Hinweisgeber über das Ergebnis der Meldung informiert.

Das Whistleblowing-Büro kann eine Meldung auch schließen, wenn sie offensichtlich unbegründet oder außerhalb des Anwendungsbereichs ist.

WERDEN AUCH ANONYME MELDUNGEN BEARBEITET?

Beim Ausfüllen der Meldung, auch über die Online-Plattform, kann der Hinweisgeber entscheiden, seine Identität nicht preiszugeben.

Nicht-anonyme Meldungen ermöglichen jedoch in der Regel eine wirksamere Aufklärung. Meldungen können nur dann bestmöglich bewertet werden, wenn deren Inhalt klar, präzise, vollständig und geeignet ist, bestimmte Sachverhalte und Situationen aufzuzeigen.

Auch bei nicht-anonymen Meldungen wird stets absolute Vertraulichkeit und Anwendung der im Gesetzesdekret 24/2023 vorgesehenen Schutzmaßnahmen garantiert.

WIE WIRD DIE VERTRAULICHKEIT GESCHÜTZT?

Alle mit der Meldung verbundenen Daten (einschließlich der Identität der betroffenen Personen und des Inhalts der Meldung) sind durch Sicherheitsmaßnahmen und -standards (z. B. Verschlüsselung und weitere Schutzmechanismen gegen unbefugten Zugriff) geschützt.

Erfolgt die Meldung nicht anonym, ist die Identität des Hinweisgebers ausschließlich dem Whistleblowing-Büro bekannt, das zur Verschwiegenheit verpflichtet ist.

WAS PASSIERT, WENN DIE MELDUNG EIN MITGLIED DES WHISTLEBLOWING-BÜROS BETRIFFT?

Sollte sich eine Meldung auf ein Mitglied des Whistleblowing-Büros beziehen, wird die Bearbeitung von dem jeweils anderen Mitglied übernommen. Die betroffene Person ist verpflichtet, sich in Bezug auf die betreffende Meldung zu enthalten.

MISSBRÄUCHLICHE NUTZUNG DES MELDEKANALS

(PERSÖNLICHE ANLIEGEN, OFFENSICHTLICH UNBEGRÜNDETE ODER DIFFAMIERENDE MELDUNGEN)

Meldungen, die ein ausschließlich persönliches Interesse des Hinweisgebers betreffen und sich nur auf das eigene individuelle Arbeitsverhältnis beziehen, können nicht über diesen Kanal eingereicht werden.

Der Meldekanal darf zudem nicht für offensichtlich diffamierende oder opportunistische Meldungen genutzt werden. Wenn die Meldung solche Elemente aufweist oder offensichtlich dazu dient, anderen Schaden zuzufügen oder sie ungerechtfertigt zu beschuldigen, behält sich das Unternehmen disziplinarische und rechtliche Schritte gegen den Hinweisgeber vor.

Wird die Verantwortung des Hinweisgebers (z. B. durch ein erstinstanzliches Urteil) festgestellt, finden die im Gesetzesdekret 24/2023 vorgesehenen Schutzmaßnahmen keine Anwendung.

EXTERNE MELDUNGEN

Das Gesetzesdekret 24/2023 sieht die Möglichkeit vor, eine Meldung an die ANAC zu richten, wenn:

im eigenen Arbeitsumfeld kein Meldekanal eingerichtet wurde oder dieser nicht den Vorgaben des Gesetzesdekrets 24/2023 entspricht;

der Hinweisgeber bereits eine interne Meldung gemacht hat, diese jedoch ohne Ergebnis geblieben ist;

der Hinweisgeber hinreichende Gründe zu der Annahme hat, dass eine interne Meldung keine wirksame Folge hätte oder zu Repressalien führen könnte;

der Hinweisgeber berechtigte Gründe zu der Annahme hat, dass der Verstoß eine unmittelbare oder offensichtliche Gefahr für das öffentliche Interesse darstellen könnte.